Linee guida per l'allestimento degli stand e l'esposizione all'IAAPA Expo Middle East

Gli espositori con stand "grezzo"/solo spazio o con allestimenti speciali di qualsiasi dimensione, nonché gli stand che espongono strutture gonfiabili, DEVONO presentare:

• Una pianta dettagliata della disposizione dello stand, comprensiva di prospetto, impianti elettrici e colori.
• Elenco dei materiali e delle attrezzature audiovisive da utilizzare, con le relative dimensioni in scala (non inferiore a 1:100).
• Disegni in vista frontale e laterale con l’altezza dello stand.
• Disegni prospettici in 3D.
• Viste in elevazione che mostrino chiaramente tutte le dimensioni, la grafica, ecc.
• Calcoli strutturali / disegni che dimostrino la stabilità strutturale, i carichi, i colori e i dettagli dei materiali da utilizzare per lo stand, ecc.
• Misure di prevenzione e protezione antincendio.
• I materiali ignifughi devono essere chiaramente indicati nel progetto del vostro stand.

Si prega di notare che gli espositori con spazio grezzo devono prevedere una parete tra il proprio stand e quelli degli espositori adiacenti, che deve avere un'altezza minima di 3 m. Per gli stand profondi 3 m, l'altezza massima delle pareti e degli elementi espositivi è di 3 m.

I disegni di progettazione dello stand devono essere inviati online alla Direzione della Fiera IAAPA entroil 13 febbraio 2026. Una volta approvati dall’IAAPA, i disegni saranno inviati all’ADNEC Centre di Abu Dhabi per la revisione e l’approvazione. A qualsiasi espositore che tenti di allestire uno stand senza l’approvazione dell’IAAPA o dell’ente gestore dell’edificio non sarà consentito procedere all’allestimento oppure sarà costretto a chiudere il proprio spazio fino all’approvazione del progetto. Inoltre, la presentazione tardiva dei moduli è soggetta a una multa e/o alla perdita di anzianità, come indicato qui.

Tutti gli espositori con spazio espositivo senza allestimento sono tenuti a pagare una tariffa di ispezione al team di verifica della sicurezza degli stand (BLG). BLG addebiterà una quota di ispezione pari a 155 AED per gli stand con solo spazio, 200 AED per gli stand complessi e 220 AED per gli stand a due piani, tutte soggette a IVA al 5%.

Tale quota copre il processo di revisione e approvazione volto a garantire che tutti i progetti degli stand soddisfino gli standard di sicurezza e di costruzione richiesti. 

Si prega di notare che solo gli stand classificati come “Strutture complesse” saranno esaminati e valutati dall’ingegnere strutturale dell’ADNEC prima dell’inizio del periodo di locazione. Attualmente non è necessario presentare progetti e disegni relativi a stand, cabine o elementi che saranno utilizzati durante un evento, purché non rientrino nella definizione di «Struttura complessa». 

Le strutture complesse sono stand, strutture, cabine o elementi appositamente realizzati che superano i 4 metri di altezza; presentano un design a due piani; dispongono di una piattaforma di 600 mm o più oppure hanno un design complesso ritenuto «non standard» con un processo di costruzione articolato. 

• Definizione di «struttura complessa»: 

• Stand a due piani
• Qualsiasi parte di uno stand o di un’esposizione che superi i quattro metri di altezza
• Alcuni elementi sospesi, ad esempio impianti di illuminazione o insegne di peso superiore a 400 kg
• Torri per l’audio e l’illuminazione
• Posti a sedere temporanei a gradinate, ovvero tribune
• Piattaforme e palchi di altezza superiore a 0,6 m e tutte le piattaforme e i palchi destinati all’uso pubblico

• Tutti i lavori devono essere eseguiti in conformità con i requisiti previsti dal Regolamento dell’ADNEC Centre di Abu Dhabi.

• È dovere di tutti gli espositori e dei loro appaltatori adottare misure ragionevoli per garantire che le persone (visitatori) con disabilità possano accedere e usufruire di tali servizi.

• È dovere di tutti coloro che forniscono servizi ai visitatori adottare misure ragionevoli per rimuovere, modificare o fornire mezzi adeguati al fine di ovviare a ostacoli fisici che rendano irragionevolmente difficile o impossibile alle persone con disabilità l’utilizzo dei servizi offerti.

• Tutte le strutture degli stand, le insegne, i cartelli, ecc. devono essere confinati all’interno dell’area assegnata e non devono sporgere nei corridoi di passaggio né sovrastarli.

• Non è consentito appendere oggetti al soffitto dei padiglioni espositivi, né effettuare fissaggi alla struttura dell’edificio.

   

Elementi sospesi

• Non sono consentiti elementi sospesi negli stand. L’ADNEC può autorizzare la sospensione dal tetto del padiglione di striscioni, illuminazione, elementi o altri materiali decorativi (i lavori saranno eseguiti dall’ADNEC a spese dell’Espositore) o dall’appaltatore di montaggio dell’ADNEC Centre Abu Dhabi, a condizione che:

• Essi facciano parte di un progetto decorativo complessivo proposto dall’Espositore.

• Non siano presenti dispositivi di fissaggio al corpo principale dello stand (compresi cavi elettrici o materiali decorativi).

• Le unità sospese proposte non sovraccarichino la struttura del tetto (massimo 70 kg/m).

• sia disponibile un intervallo di tempo dopo l’inizio e prima della fine del periodo di locazione dell’ADNEC Centre Abu Dhabi.

• L’appaltatore addetto all’allestimento rimuova i cavi di sospensione, garantendo libero accesso senza ostacoli a livello del pavimento per i mezzi di sollevamento, le gru ecc., secondo necessità.

   

Uso della malta

• Chi intenda erigere muri in mattoni, pietra o blocchi, ecc. dovrà stendere carta da costruzione resistente o materiale simile sui pavimenti sotto i muri, ecc. per proteggere le superfici dei pavimenti da eventuali danni causati dalla malta. Il costo della riparazione di eventuali danni causati ai pavimenti dalla costruzione o dallo smantellamento di tali opere sarà a carico dell’Espositore.

L’altezza dell’edificio nei padiglioni espositivi è di 6 m per uno stand standard, mentre l’altezza massima per uno stand a due piani è di 8 m. Tuttavia, per gli stand in spazio grezzo con profondità superiore a 3 m, sono consentiti allestimenti espositivi, componenti e cartelli identificativi fissati fino a un’altezza massima di 6 m. Gli stand prefabbricati e gli stand in spazio grezzo con profondità di 3 m sono limitati a un’altezza di 3 m (minimo 2,5 mH). Le insegne bifacciali, i loghi e le grafiche situati a un’altezza superiore a 3 m dal suolo devono essere arretrati di 3 m rispetto agli stand adiacenti oppure essere coperti o rifiniti sul lato rivolto verso lo stand adiacente.

Gli espositori che presentano prodotti che superano il limite di altezza dal pavimento possono richiedere una deroga alla norma sull’altezza, a condizione che non vengano ostruite le linee visive degli stand adiacenti. Le deroghe vengono esaminate e approvate caso per caso. Si prega di caricare online la planimetria proposta alla Direzione della Fiera IAAPA entro il 13 febbraio 2026.

Sono consentiti cartelli sospesi negli stand di dimensioni pari o superiori a 6 m x 6 m. Tutta la segnaletica deve essere contenuta all’interno dello spazio dello stand oggetto del contratto. La segnaletica bifacciale deve essere posizionata ad almeno 3 m di distanza dagli stand adiacenti. La parte superiore dell’impianto di sospensione non deve superare i 6 m di altezza. 

Installazione

Tutte le operazioni di montaggio presso la sede saranno eseguite esclusivamente da ADNEC Centre Abu Dhabi Services. Il montaggio di striscioni, ecc. sopra i singoli stand o il montaggio delle strutture degli stand dal tetto del padiglione sarà consentito solo a discrezione di ADNEC.

• L’espositore deve, pertanto, comunicare alla Direzione della Fiera IAAPA e all’ADNEC Centre Abu Dhabi Services la propria politica in materia di montaggio (ovvero se il montaggio è consentito sopra i singoli stand o limitato a determinate aree) e includere tali indicazioni nel proprio manuale dell’espositore.
• L’installazione sarà subordinata alla disponibilità di tempo e accesso sufficienti per eseguire tali operazioni in sicurezza e dovrà essere effettuata entro il periodo di validità della licenza, salvo diversamente concordato con l’ADNEC Centre Abu Dhabi.
• Non è consentito l’allestimento dal pavimento al soffitto.
• Gli ordini relativi all’allestimento devono essere inoltrati al fornitore di servizi entro e non oltre 20 giorni lavorativi prima dell’inizio del periodo di licenza (gli ordini tardivi saranno soggetti a un supplemento). Insieme all’ordine devono essere forniti i seguenti dettagli:
  • Un disegno in scala con tutte le quote, che indichi l’orientamento dello stand rispetto all’edificio.
  • Descrizione e numero degli elementi da sospendere.
  • Carico su ciascun punto di sospensione.
  • Altezza di sospensione preferita dal pavimento e altezza del gancio (tenendo conto di eventuali briglie che potrebbero essere necessarie).

  • Date e orari delle operazioni di sollevamento e abbassamento.

     

Tutte le operazioni di montaggio devono essere conformi al Codice di buona pratica per il montaggio dell’ADNEC.

• Qualora si debbano sospendere tralicci per l’illuminazione, elementi sospesi appositamente progettati o qualsiasi elemento di peso superiore a 250 kg, a causa delle restrizioni di peso della sede, i disegni e le informazioni relative al carico devono essere forniti all’ADNEC Centre Abu Dhabi entro e non oltre 35 giorni prima del periodo di validità della licenza. Tutte le richieste presentate oltre tale data saranno soggette a costi di consegna e supplementi.
• Le strutture in legno devono essere adeguatamente bullonate e rinforzate. Il rivestimento in legno fissato alle travature deve essere fissato utilizzando un morsetto o una staffa di sospensione che sostenga la parte inferiore della struttura. È vietata l’arrampicata libera su attrezzature sospese. Le attrezzature accessibili in quota devono essere dotate di un adeguato sistema di sicurezza che garantisca un punto di ancoraggio costante. Deve essere predisposto un piano di soccorso per le persone che lavorano in quota, in caso di emergenza.
• Fasce - Laddove le fasce siano sospese, ogni singola sezione deve essere sostenuta. Le fasce di lunghezza pari o superiore a cinque metri devono essere sostenute in tre punti su ciascuna sezione tramite staffe fissate saldamente. Il peso della fascia deve essere sostenuto dalla parte inferiore.
• Striscioni e cartelli - Gli striscioni e i cartelli devono essere consegnati al fornitore del servizio di montaggio entro e non oltre dieci giorni prima dell’inizio del periodo di validità della licenza e devono essere consegnati in uno stato completo e identificabile, idonei alla sospensione. I fornitori della segnaletica sono responsabili della sua integrità e di quella dei relativi punti di sospensione.
• Le insegne con struttura in metallo o in legno possono essere montate solo se dotate di punti di sollevamento completamente fissi, imbullonati per l’intero spessore dell’insegna, la cui capacità deve essere sufficiente a sostenere il carico interamente su ogni singolo punto. Gli occhielli avvitati non sono accettabili a tale scopo e l’ADNEC Centre Abu Dhabi si riserva il diritto di rifiutare la sospensione di qualsiasi cartello qualora i punti di sollevamento siano inadeguati.
• A causa della loro natura fragile, le insegne di carta possono essere sospese solo se realizzate in «Tyvec» o in un materiale simile approvato dall’ADNEC Centre Abu Dhabi.
• Gli striscioni sospesi devono avere un manicotto di 100 mm nella tasca superiore per far passare un tubo da ponteggio in alluminio di 50 mm di diametro o di larghezza adeguata ai pali forniti. Qualsiasi peso nella parte inferiore dello striscione deve essere fissato in modo sicuro. Tutte le tasche e i dispositivi di fissaggio devono essere realizzati con saldatura in vinile. Non sono ammesse tasche incollate e/o fissate con nastro adesivo.
• L’ADNEC Centre Abu Dhabi si impegna a garantire che l’installazione dei cartelli avvenga in modo sicuro e si riserva il diritto di modificare i dispositivi di fissaggio ogni volta che lo ritenga necessario. Eventuali costi aggiuntivi derivanti da tali interventi saranno a carico del titolare della licenza.
• Per motivi di salute e sicurezza, gli striscioni saranno smontati solo al termine del periodo di validità della licenza. Devono essere ritirati immediatamente; in caso contrario, potranno essere smaltiti.
• Sollevamento e fissaggio - Gli appaltatori che effettuano operazioni di sollevamento e fissaggio devono presentare adeguate valutazioni dei rischi, dichiarazioni metodologiche e conferma della conformità alle normative LOLER e PUWER. Per ulteriori consigli, si prega di contattare la direzione della fiera IAAPA.
• Non è consentito effettuare operazioni di montaggio nell’Atrio, nell’Atrio centrale, nelle Capital Suites, nelle sale conferenze o presso gli ingressi principali della Hall.

Stand a più piani e allestimenti di stand di altezza superiore a 4,0 m (vedi anche “Strutture complesse”).

• Le tribune a più piani, i passaggi sopraelevati, le scale e le strutture fisse delle tribune di altezza superiore a 4,0 m devono essere costruiti in conformità ai requisiti dell’ADNEC. I dettagli relativi alle tribune a più piani ecc. devono essere presentati all’ADNEC, corredati dei calcoli strutturali, 60 giorni prima del primo giorno di locazione.

• I soffitti – ad eccezione di quelli del piano più alto – devono essere di costruzione solida e realizzati con un materiale intrinsecamente non infiammabile; tuttavia, è consentito l’uso di tessuto trattato nelle porzioni a un solo piano degli stand che non siano esposte al rischio di incendio causato da oggetti accesi caduti dall’alto.

• Gli armadi situati sotto le scale devono essere interamente rivestiti con materiale non combustibile.

• Devono essere previste adeguate vie di fuga dal piano superiore di qualsiasi tribuna.

• Scale – devono avere una larghezza minima di 1 m e, se non sono suddivise da un corrimano centrale, non devono superare i 1,8 m di larghezza. Ogni gradino deve avere una superficie calpestabile disponibile, misurata in pianta, di 280 mm; le alzate tra i gradini devono essere libere e non devono superare i 180 mm. Eventuali corrimano o balaustre devono avere montanti verticali distanziati non più di 100 mm l’uno dall’altro oppure un riempimento solido.

• Le scale devono sfociare al piano terra in un punto in cui sia garantito l’accesso senza ostacoli a un corridoio pubblico. Se gli occupanti del piano superiore non hanno altra scelta che uscire tramite un’unica scala di emergenza, la distanza da percorrere da qualsiasi punto del piano a tale scala non deve superare i 10 m.

• Calcoli strutturali - In tutti i casi, saranno richiesti calcoli che dimostrino la resistenza e la stabilità delle strutture per attestare il rispetto dei seguenti requisiti del Regolamento ADNEC. In questo contesto, il termine “struttura” indica sia una tribuna a più piani sia qualsiasi parte di una tribuna di altezza superiore a 4 m.

  • Un’analisi dei carichi che ipotizzi un carico imposto («carico mobile») sui piani superiori pari a 5 kN per m². I carichi permanenti devono essere valutati singolarmente per ciascun piano.

  • Una verifica di stabilità che ipotizzi un carico laterale pari al 2,5% del carico verticale totale applicato al livello del piano superiore.

  • Verifiche delle sollecitazioni e delle deflessioni per tutti gli elementi strutturali.

  • Dettagli relativi ai collegamenti, agli elementi di controventatura e all’armatura del solaio.

  • In tutti i casi deve essere considerato un carico del vento pari a 0,15 kN/m².

     

Nota: in determinate circostanze, quando un'area superiore non è liberamente accessibile ai visitatori generici della fiera e il numero di persone non supera 1,5 m² per persona, sarà accettato un carico imposto minimo di 3,5 kN/m². In tali occasioni, l’allestitore dovrà dimostrare di disporre di un sistema efficace di controllo dell’accesso all’area superiore per evitare il superamento del numero di persone previsto. Dovranno essere forniti i calcoli strutturali relativi a corrimano e balaustre.

Tutti gli elementi espositivi devono essere contenuti all’interno dello spazio assegnato. Nulla può sporgere nel corridoio, né dal pavimento né dall’alto. Ciò vale anche per la distribuzione di materiale informativo. Il personale addetto allo stand deve rimanere all’interno dello spazio assegnato. Assicuratevi che il vostro personale rimanga all’interno dello stand durante la distribuzione del materiale informativo.

Gli espositori i cui prodotti generino fumi, gas o scarti quali nebbia, coriandoli o bolle (a titolo esemplificativo ma non esaustivo) devono contenere tali emissioni e prodotti all’interno del proprio stand. Ciò significa che tutte le emissioni devono essere convogliate, trattenute o raccolte in modo da non arrecare disturbo agli stand adiacenti. Il mancato rispetto di questa disposizione comporterà lo spegnimento del prodotto e/o la chiusura dello stand. IAAPA si riserva il diritto, a sua esclusiva discrezione, di vietare o chiudere qualsiasi esposizione o attività a causa di rumori, odori o altri elementi di disturbo, o che possano risultare offensivi per altri espositori o visitatori.

Tutti gli stand, compresi quelli gonfiabili, possono utilizzare solo il 75% dello spazio contrattualizzato, lasciando libero e sgombro il 25% della superficie dello stand; la maggior parte di questo spazio libero dovrebbe essere rivolta verso gli espositori più vicini o adiacenti. Assicuratevi che all’interno dello stand vi sia spazio sufficiente per il vostro personale e i vostri clienti, in modo che i corridoi rimangano liberi.

Tutti i ventilatori utilizzati in qualsiasi momento devono essere chiaramente contrassegnati come omologati UL o ETL oppure recare una designazione equivalente accettabile. Tutti i ventilatori devono essere dotati di una protezione termica integrata contro il sovraccarico. (L’IAAPA avrà il diritto di decidere in via definitiva in merito all’accettabilità delle designazioni equivalenti).

• Tutti i ventilatori devono essere controllati periodicamente nel corso della giornata dall’espositore.
• Come indicato nella maggior parte dei manuali dei produttori, i ventilatori devono essere collegati a una presa GFCI.
• Gli ispettori di sicurezza della fiera IAAPA ispezioneranno quotidianamente i ventilatori per assicurarsi che vi sia uno spazio di ventilazione adeguato attorno agli stessi. Tutti i ventilatori devono essere tenuti liberi da espositori, scatole e qualsiasi altro oggetto che possa limitare o ostacolare il flusso d’aria verso il ventilatore. Nessun materiale infiammabile deve trovarsi sotto o accanto a un ventilatore.
• Qualsiasi scatola o dispositivo utilizzato per attutire il rumore del ventilatore deve essere stato progettato e realizzato appositamente per questo scopo, deve disporre di spazio e ventilazione adeguati per il ventilatore e deve essere privo di qualsiasi altro oggetto all’interno dell’involucro. Non è consentito riporre prolunghe all’interno della scatola. Gli ispettori di sicurezza dell’IAAPA hanno il diritto di rifiutare qualsiasi scatola o dispositivo di questo tipo.

Tutti gli stand devono essere dotati di moquette o di un altro tipo di rivestimento per il pavimento nell’area dello stand, senza lasciare il pavimento a vista. La moquette è inclusa negli stand “Shell Scheme”.

• Gli espositori sono tenuti ad assicurarsi che tutta la moquette e il nastro adesivo siano rimossi completamente al termine dell’evento e prima della scadenza del periodo di locazione.

• All’espositore verrà addebitato il costo in caso di mancata rimozione della moquette e del nastro adesivo, oppure qualora la rimozione causi danni alla struttura dell’edificio.

   

Nastro adesivo per moquette

• Gli espositori sono tenuti a garantire che i nastri adesivi utilizzati per fissare la moquette o altri materiali alle superfici del pavimento vengano rimossi dopo l’uso senza danneggiare il pavimento.
  L'ADNEC Centre di Abu Dhabi richiede l'uso di nastro 3M a bassa adesività, un tipo di nastro che può essere facilmente rimosso.
• Il nastro biadesivo raccomandato è il codice B7, disponibile in bobine da 50 m x 50 mm.
• Non devono essere utilizzati nastro da imballaggio in plastica, nastro gaffer, nastro per mascheratura o nastro da disegno, poiché si tratta di nastri difficili da rimuovere dai pavimenti.
• Qualsiasi nastro non rimosso dagli appaltatori verrà rimosso dall’ADNEC a spese dell’espositore.
• Non è consentito l’uso di adesivi spray per moquette o colla.
• Si prega di assicurarsi che tutto il nastro per moquette venga rimosso al termine del proprio evento e prima della chiusura della fiera. Verrà addebitato un costo per la rimozione di eventuali residui di nastro per moquette.
• Inoltre, qualora la rimozione del nastro adesivo per moquette dovesse causare danni alla struttura dell’edificio, il costo del “ripristino” sarà addebitato all’espositore.

Per motivi di accessibilità e sicurezza, i pavimenti sopraelevati dovrebbero essere evitati, ove possibile. Si prega di consultare qui i requisiti relativi ai pavimenti sopraelevati.

• Le pareti divisorie che separano gli stand possono essere erette fino a un’altezza massima di 4 m (13’0”), ma qualora una parete confini con uno stand adiacente e sporga al di sopra della parete divisoria, essa dovrà essere rivestita e decorata.

• È responsabilità degli espositori che hanno prenotato spazi “SPACE ONLY” fornire, montare e decorare divisori autoportanti con rivestimento su un solo lato lungo il perimetro dei propri spazi, nei punti in cui questi confinano con uno stand adiacente.

• L’altezza minima della parete divisoria deve essere di 3 m, con un’altezza massima di 4 m (13’0”), di cui la parte al di sopra dei 3 m deve essere rivestita su entrambi i lati e decorata con colori e materiali concordati con l’espositore adiacente.