Directives relatives à l'aménagement des stands et à la présentation des produits à l'IAAPA Expo Middle East

Les exposants optant pour un stand « brut » (espace seul) ou un aménagement sur mesure, quelle que soit leur taille, ainsi que ceux présentant des structures gonflables, DOIVENT fournir :

• Un plan détaillé de l'agencement du stand, comprenant le profil en élévation, les installations électriques et les couleurs.
• La liste des matériaux et du matériel audiovisuel à utiliser, avec leurs dimensions à l'échelle (au moins 1:100).
• Un ou plusieurs plans de vue de face et de profil indiquant la hauteur du stand.
• Des dessins en perspective 3D.
• Des vues en élévation indiquant clairement toutes les dimensions, les éléments graphiques, etc.
• Calculs et plans structurels attestant de la stabilité structurelle, des charges pondérales, des couleurs et des détails des matériaux à utiliser pour le stand, etc.
• Mesures de prévention et de protection contre l’incendie.
• Les matériaux ignifuges doivent être clairement indiqués dans le plan de votre stand.

Veuillez noter que les exposants en « espace brut » doivent installer une cloison d’au moins 3 m de hauteur entre leur stand et celui des exposants voisins. Pour les stands de 3 m de profondeur, la hauteur maximale des cloisons et des éléments d’exposition est de 3 m.

Les plans de conception des stands doivent être soumis en ligne à la direction du salon IAAPA avantle 13 février 2026. Une fois approuvés par l’IAAPA, les plans seront transmis à l’ADNEC Centre d’Abu Dhabi pour examen et validation. Tout exposant qui tenterait de monter son stand sans l’accord de l’IAAPA ou sans l’autorisation du bâtiment ne sera pas autorisé à s’installer ou sera contraint de fermer son espace jusqu’à ce que la conception ait été approuvée. De plus, les soumissions tardives de formulaires sont passibles d’une amende et/ou d’une perte d’ancienneté, comme indiqué ici.

Tous les exposants disposant uniquement d’un emplacement sont tenus de s’acquitter de frais d’inspection auprès de l’équipe chargée de la sécurité des stands (BLG). BLG facturera des frais d’inspection de 155 AED pour les stands « espace seul », de 200 AED pour les stands complexes et de 220 AED pour les stands à deux niveaux, tous ces montants étant soumis à une TVA de 5 %.

Ces frais couvrent le processus d’examen et d’homologation visant à garantir que tous les plans de stands respectent les normes de sécurité et de construction requises. 

Veuillez noter que seuls les stands classés comme « structures complexes » feront l'objet d'un examen et d'une évaluation par l'ingénieur en structure de l'ADNEC avant le début de la location. Il n’est actuellement pas nécessaire de soumettre les plans et les dessins des stands, des kiosques ou des éléments qui seront utilisés pendant un événement s’ils ne répondent pas à la définition de « structure complexe ». 

Les structures complexes sont des stands, des structures, des cabines ou des éléments spécialement conçus qui mesurent plus de 4 mètres de hauteur ; qui sont à deux niveaux ; qui comportent une plate-forme de 600 mm ou plus ; ou qui présentent une conception complexe jugée « non standard » et dont le processus de construction est complexe. 

• Définition d’une structure complexe : 

• Stands à deux niveaux
• Toute partie d’un stand ou d’une installation d’exposition dont la hauteur dépasse quatre mètres
• Certains éléments suspendus, par exemple des structures d’éclairage ou des enseignes pesant plus de 400 kg
• Les tours de son et d’éclairage
• Tribunes temporaires, c’est-à-dire gradins
• Plateformes et scènes d’une hauteur supérieure à 0,6 m, ainsi que toutes les plateformes et scènes destinées au public

• Tous les travaux doivent être réalisés conformément aux exigences du règlement intérieur de l'ADNEC Centre d'Abu Dhabi.

• Il incombe à tous les exposants et à leurs prestataires de prendre des mesures raisonnables pour garantir que les personnes (visiteurs) en situation de handicap puissent accéder à ces services et en bénéficier.

• Il incombe à tous ceux qui fournissent des services aux visiteurs de prendre des mesures raisonnables pour supprimer, modifier ou mettre en place des moyens raisonnables permettant de contourner les obstacles physiques qui rendent l’utilisation de leurs services excessivement difficile, voire impossible, pour les personnes en situation de handicap.

• Toutes les structures de stand, enseignes, affiches, etc. doivent être confinées à l’intérieur de la zone attribuée et ne doivent pas empiéter sur les allées ni dépasser de celles-ci.

• Aucune suspension ne doit être fixée au plafond des halls d’exposition, et aucune fixation ne doit être réalisée sur la structure du bâtiment.

   

Équipements suspendus

• Les équipements suspendus sur les stands ne sont pas autorisés. L’ADNEC peut autoriser la suspension au plafond du hall de bannières, d’éclairages, d’équipements ou d’autres éléments décoratifs (les travaux étant réalisés par l’ADNEC aux frais de l’exposant) ou par le prestataire de montage de l’ADNEC Centre Abu Dhabi, à condition que :

• Elles s’inscrivent dans le cadre d’un projet global de décoration proposé par l’Exposant.

• Il n’y ait aucun dispositif de fixation au corps principal du stand (y compris le câblage électrique ou les éléments décoratifs).

• Les éléments suspendus proposés n’exercent pas de contrainte excessive sur la structure du toit (maximum 70 kg/m de rayonnage).

• du temps soit disponible après le début et avant la fin de la période de location du Centre ADNEC d’Abu Dhabi.

• Le prestataire de montage soit chargé de retirer les câbles de suspension, avec un accès libre et dégagé au niveau du sol pour les engins de levage, grues, etc., selon les besoins.

   

Utilisation de mortier

• Les personnes souhaitant ériger des murs en briques, en pierres ou en parpaings, etc., devront poser du papier de chantier très résistant ou un matériau similaire sur les sols situés sous les murs, etc., afin de protéger les surfaces au sol contre tout dommage causé par le mortier. Le coût de la réparation de tout dommage causé aux sols par la mise en place ou le démontage de ces ouvrages sera à la charge de l’exposant.

La hauteur sous plafond dans les halls d'exposition est de 6 m pour un stand standard, et la hauteur maximale pour un stand à deux niveaux est de 8 m. Toutefois, les éléments d'aménagement, les composants et les panneaux d'identification fixés aux stands sont autorisés jusqu'à une hauteur maximale de 6 m pour les stands en espace brut d'une profondeur supérieure à 3 m. Les stands modulaires et les stands en espace brut d'une profondeur de 3 m sont limités à une hauteur de 3 m (minimum 2,5 mH). Les panneaux, logos et visuels double face situés à plus de 3 m du sol doivent être décalés de 3 m par rapport aux stands adjacents ou être recouverts/masqués du côté faisant face au stand adjacent.

Les exposants qui présentent des produits dépassant la limite de hauteur à partir du sol peuvent demander une dérogation à cette règle, à condition que la visibilité des stands voisins ne soit pas obstruée. Les dérogations sont examinées et approuvées au cas par cas. Veuillez télécharger votre plan d'aménagement proposé en ligne auprès de la direction du salon IAAPA avant le 13 février 2026.

Les enseignes suspendues sont autorisées dans les stands de 6 m × 6 m et plus. Toutes les enseignes doivent se trouver entièrement à l'intérieur de l'espace de stand prévu dans le contrat. Les enseignes à double face doivent être placées à au moins 3 m des stands adjacents. La partie supérieure de la structure de suspension ne doit pas dépasser 6 m de hauteur. 

Installation des structures

Toutes les opérations de montage sur le site seront exclusivement prises en charge par ADNEC Centre Abu Dhabi Services. Le montage de bannières, etc. au-dessus des stands individuels ou la fixation des structures des stands au plafond du hall ne seront autorisés qu’à la discrétion de l’ADNEC.

• Les exposants doivent donc informer la direction du salon IAAPA et ADNEC Centre Abu Dhabi Services de leur politique en matière d’accrochage (c’est-à-dire si l’accrochage est autorisé au-dessus des stands individuels ou limité à certaines zones) et inclure ces informations dans leur manuel de l’exposant.
• Les opérations de montage seront subordonnées à la disponibilité du temps et des accès nécessaires pour les mener à bien en toute sécurité et devront être effectuées pendant la période de validité de la licence, sauf accord contraire de l’ADNEC Centre Abu Dhabi.
• Les installations de suspension du sol au plafond ne sont pas autorisées.
• Les commandes d’installation doivent être passées auprès du prestataire de services au plus tard 20 jours ouvrables avant le début de la période de licence (les commandes tardives feront l’objet d’un supplément). Les informations suivantes doivent être fournies avec la commande :
  • Un plan coté à l’échelle indiquant l’orientation du stand par rapport au bâtiment.
  • La description et le nombre d’éléments à suspendre.
  • La charge sur chaque point de suspension.
  • Hauteur de suspension souhaitée par rapport au sol et hauteur du crochet (en tenant compte de tout harnais de levage éventuellement nécessaire).

  • Dates et horaires des opérations de levage et de descente.

     

Tous les travaux d’accrochage doivent être conformes au Code de bonnes pratiques en matière d’accrochage de l’ADNEC.

• Si des poutres d’éclairage, des éléments suspendus spécialement conçus ou tout autre élément pesant plus de 250 kg doivent être suspendus, en raison des restrictions de poids du site, les plans et les informations relatives à la charge doivent être fournis à l’ADNEC Centre Abu Dhabi au plus tard 35 jours avant le début de la période de licence. Toute soumission postérieure à cette date fera l’objet de frais de livraison et de suppléments.
• Les structures en bois doivent être correctement boulonnées et contreventées. Les revêtements en bois fixés aux poutres doivent être maintenus à l’aide d’une pince ou d’un support de suspension qui soutient la face inférieure de la structure. L’escalade libre des équipements suspendus est interdite. Les équipements accessibles en hauteur doivent être équipés d’un système de sécurité adapté, garantissant un point d’ancrage permanent. Un plan de sauvetage des personnes travaillant en hauteur doit être mis en place en cas d’urgence.
• Bandeaux – Lorsque les bandeaux sont suspendus, chaque section individuelle doit être soutenue. Les bandeaux d’une longueur de cinq mètres ou plus doivent être soutenus en trois points sur chaque section à l’aide de supports solidement fixés. Le poids du bandeau doit être supporté par le dessous.
• Bannières et panneaux – Les bannières et les panneaux doivent être remis au prestataire chargé de l’installation au plus tard dix jours avant le début de la période de validité de l’autorisation et doivent être livrés complets, identifiables et prêts à être suspendus. Les fournisseurs de la signalétique sont responsables de son intégrité et de celle de ses points de suspension.
• Les panneaux à ossature métallique ou en bois ne peuvent être installés que s’ils sont équipés de points de levage entièrement captifs, boulonnés sur toute l’épaisseur du panneau, dont la capacité doit être suffisante pour supporter la charge dans son intégralité sur n’importe quel point individuel. Les anneaux à visser ne sont pas acceptés à cette fin et l’ADNEC Centre Abu Dhabi se réserve le droit de refuser la suspension de tout panneau dont les points de levage seraient inadéquats.
• En raison de leur fragilité, les panneaux en papier ne peuvent être suspendus que s’ils sont fabriqués en « Tyvec » ou dans un matériau similaire approuvé par l’ADNEC Centre Abu Dhabi.
• Les bannières flottantes doivent comporter un manchon de 100 mm au niveau de la poche supérieure, permettant le passage d’un tube d’échafaudage en aluminium de 50 mm de diamètre ou d’une largeur adaptée aux poteaux fournis. Tout poids situé au bas de la bannière doit être fixé de manière captive. Toutes les poches et fixations doivent être réalisées par soudure de vinyle. Les poches collées et/ou scellées avec du ruban adhésif ne sont pas autorisées.
• L’ADNEC Centre Abu Dhabi s’engage à veiller à ce que la suspension des enseignes soit effectuée en toute sécurité et se réserve le droit de modifier les dispositifs de suspension chaque fois qu’elle le jugera nécessaire. Tout coût supplémentaire occasionné par ces interventions sera à la charge du titulaire de la licence.
• Pour des raisons de santé et de sécurité, les bannières ne seront démontées qu’à la fin de la période de licence. Elles doivent être récupérées immédiatement ; à défaut, elles pourront être mises au rebut.
• Levage et fixation – Les prestataires chargés des opérations de levage et de fixation doivent présenter des évaluations des risques, des fiches de méthode et une attestation de conformité aux normes LOLER et PUWER. Pour plus d’informations, veuillez contacter la direction du salon IAAPA.
• L’installation de matériel n’est pas autorisée dans l’Atrium, le Concourse, les Capital Suites, les salles de conférence ni aux entrées principales du Hall.

Tribunes à plusieurs niveaux et aménagements de tribunes d’une hauteur supérieure à 4,0 m (voir également « Structures complexes »).

• Les stands à plusieurs étages, les passerelles et escaliers surélevés ainsi que les aménagements de stands d’une hauteur supérieure à 4,0 m doivent être construits conformément aux exigences de l’ADNEC. Les plans détaillés des stands à plusieurs étages, etc., accompagnés des calculs structurels, doivent être soumis à l’ADNEC 60 jours avant le premier jour de location.

• Les plafonds – à l’exception de ceux du dernier étage – doivent être de construction solide et réalisés dans un matériau intrinsèquement ininflammable, sauf dans le cas des parties de stands à un seul étage où l’utilisation de matériaux traités peut être autorisée, à condition qu’elles ne soient pas exposées au risque d’incendie causé par des objets enflammés tombant d’en haut.

• Les placards aménagés sous l’escalier doivent être entièrement revêtus d’un matériau incombustible.

• Des voies d’évacuation adéquates doivent être prévues depuis l’étage supérieur de toute tribune.

• Escaliers – doivent avoir une largeur minimale de 1 m et, s’ils ne sont pas séparés par une main courante centrale, ne doivent pas dépasser 1,8 m de largeur. Chaque marche doit présenter une surface de marche utile, mesurée à plat, de 280 mm ; les contremarches entre les marches ne doivent pas être comblées et ne doivent pas dépasser 180 mm. Toute main courante ou balustrade doit comporter des barreaux verticaux espacés de 100 mm au maximum ou un remplissage plein.

• Les escaliers doivent déboucher au rez-de-chaussée à un endroit permettant un accès sans obstacle à une allée publique. Si les occupants de l’étage supérieur n’ont d’autre choix que d’évacuer par un seul escalier de secours, la distance à parcourir depuis n’importe quel point de cet étage jusqu’à cet escalier ne doit pas dépasser 10 m.

• Calculs structurels – Dans tous les cas, des calculs prouvant la résistance et la stabilité des structures seront exigés pour démontrer le respect des exigences suivantes du règlement ADNEC. Dans ce contexte, le terme « structure » désigne soit une tribune à plusieurs étages, soit toute partie d’une tribune dont la hauteur est supérieure à 4 m.

  • Une analyse des charges supposant une charge imposée (« charge variable ») sur les étages supérieurs de 5 kN par m². Les charges permanentes doivent être évaluées individuellement pour chaque étage.

  • Une vérification de la stabilité en supposant une charge latérale égale à 2,5 % de la charge verticale totale appliquée au niveau de la tribune supérieure.

  • Vérifications des contraintes et des déformations pour tous les éléments de structure.

  • Détails des assemblages, des éléments de contreventement et de l’ossature des planchers.

  • Dans tous les cas, une charge due au vent de 0,15 kN/m² doit être prise en compte.

     

Remarque : dans certaines circonstances, lorsqu’une zone supérieure n’est pas librement accessible aux visiteurs du salon et que le nombre de personnes ne dépasse pas 1,5 m² par personne, une charge imposée minimale de 3,5 kN/m² sera acceptée. Dans ce cas, l’exposant devra mettre en place un système efficace de contrôle d’accès à la zone supérieure afin d’éviter tout dépassement du nombre de personnes autorisé. Des calculs structurels devront être fournis pour les mains courantes et les balustrades.

Tous les éléments d'exposition doivent être confinés dans l'espace prévu par le contrat. Aucun élément ne doit empiéter sur l'allée, que ce soit au sol ou en suspension. Cela vaut également pour la distribution de documents. Le personnel chargé de l'exposition doit rester à l'intérieur de votre stand. Veuillez vous assurer que votre personnel reste à l'intérieur du stand lorsqu'il distribue des documents.

Les exposants dont les produits génèrent des fumées, des gaz ou des déchets tels que de la fumée artificielle, des confettis ou des bulles (sans que cette liste soit exhaustive) doivent veiller à ce que ces émissions et ces produits restent confinés à l’intérieur de leur stand. Cela signifie que toutes les émissions doivent être évacuées, piégées ou collectées de manière à ne pas perturber les stands voisins. Tout manquement à cette règle entraînera la mise hors service de votre produit et/ou la fermeture de votre stand. L'IAAPA se réserve le droit, à sa seule discrétion, d'interdire ou de faire fermer toute présentation ou activité en raison du bruit, des odeurs ou de tout autre élément perturbateur, ou susceptible de porter atteinte aux autres exposants ou visiteurs.

Tous les stands, y compris les structures gonflables, ne peuvent occuper que 75 % de l'espace réservé, laissant 25 % de la surface au sol libre et dégagée ; la majeure partie de cet espace libre doit être orientée vers les exposants les plus proches ou voisins. Veillez à ce qu’il y ait suffisamment d’espace pour que votre personnel et vos clients puissent se tenir debout à l’intérieur de votre stand, afin que les allées restent dégagées.

Tous les ventilateurs utilisés à tout moment doivent porter clairement la mention « homologué UL » ou « homologué ETL », ou comporter une certification équivalente acceptable. Tous les ventilateurs doivent être équipés d'une protection thermique intégrée contre les surcharges. (L'IAAPA se réserve le droit de décision finale quant à l'acceptation des certifications équivalentes).

• Tous les ventilateurs doivent être contrôlés périodiquement tout au long de la journée par l’exposant.
• Conformément à la plupart des manuels des fabricants, les ventilateurs doivent être branchés sur une prise équipée d’un disjoncteur différentiel (GFCI).
• Les inspecteurs de sécurité du salon de l’IAAPA inspecteront quotidiennement les ventilateurs afin de s’assurer qu’il y a un espace de ventilation suffisant autour de ceux-ci. Tous les ventilateurs doivent être maintenus dégagés de tout présentoir, carton ou tout autre objet susceptible de restreindre ou d’entraver le flux d’air vers le ventilateur. Aucun matériau inflammable ne doit se trouver sous ou à proximité d’un ventilateur.
• Tout boîtier ou dispositif utilisé pour atténuer le bruit du ventilateur doit avoir été conçu et fabriqué à cette fin, disposer d’un espace et d’une ventilation suffisants pour le ventilateur, et ne contenir aucun autre élément à l’intérieur. Aucune rallonge électrique ne doit être rangée dans le boîtier. Les inspecteurs de sécurité de l’IAAPA se réservent le droit de refuser tout boîtier ou dispositif de ce type.

Tous les stands doivent être recouverts de moquette ou d'un autre revêtement de sol sur l'ensemble de leur surface d'exposition ; aucun sol ne doit rester apparent. La moquette est fournie avec les stands « Shell Scheme ».

• Les exposants doivent veiller à ce que toute la moquette et le ruban adhésif soient entièrement retirés après l’événement et avant la fin de leur période de location.

• L'exposant se verra facturer les frais liés au non-retrait de la moquette et du ruban adhésif, ou en cas de dommages causés à la structure du bâtiment lors de leur retrait.

   

Ruban adhésif de fixation de moquette

• Les exposants sont tenus de s'assurer que les rubans adhésifs utilisés pour fixer la moquette ou d'autres matériaux au sol sont retirés après utilisation sans endommager le sol.
  L'ADNEC Centre d'Abu Dhabi exige l'utilisation de ruban adhésif 3M à faible adhérence, qui se retire facilement.
• Le ruban adhésif double face recommandé est le modèle B7, disponible en bobines de 50 m x 50 mm.
• Les rubans d’emballage en plastique, le ruban adhésif de chantier, le ruban de masquage ou le ruban de dessin technique, qui sont tous difficiles à retirer des sols, ne doivent pas être utilisés.
• Tout ruban adhésif non retiré par les prestataires sera retiré par l’ADNEC aux frais de l’exposant.
• L’utilisation d’adhésif en spray pour moquette ou de colle n’est pas autorisée.
• Veuillez vous assurer que tout le ruban adhésif pour moquette est retiré après votre événement et avant la fin du salon. Le retrait de tout ruban adhésif restant sera facturé.
• De plus, si le retrait du ruban adhésif pour moquette venait à endommager la structure du bâtiment, le coût de la « remise en état » sera facturé à l’exposant.

Pour des raisons d'accessibilité et de sécurité, il convient d'éviter autant que possible les planchers surélevés. Veuillez consulter ici les exigences relatives aux planchers surélevés.

• Les cloisons séparant les stands peuvent atteindre 4 m (13’0”) de hauteur ; toutefois, lorsqu’un mur jouxte un stand adjacent et dépasse de la cloison, il doit être habillé et décoré.

• Il incombe aux exposants ayant réservé des emplacements « ESPACE SEUL » de fournir, de monter et de décorer des cloisons autoportantes à revêtement simple à la périphérie de leur emplacement, là où celui-ci jouxte un stand adjacent.

• La hauteur minimale de la cloison doit être de 3 m et sa hauteur maximale de 4 m (13’0”), la partie située au-dessus de 3 m devant être revêtue des deux côtés et décorée selon le choix de couleur et de matériau convenu avec l’exposant voisin.