IAAPA Expo Middle East – Appaltatori non ufficiali / Appaltatori designati dagli espositori (EAC)

• ADNEC Centre Abu Dhabi (Sede) - Autorizzazione per spettacoli, IT e telecomunicazioni, Parcheggi, Cassoni, Pulizia degli stand, Sicurezza statica, Pulizia dei veicoli, Montaggio.
• DSV (Spedizioniere ufficiale) - Movimentazione merci
• GES (Appaltatore ufficiale dei servizi) - Elettricità, Acqua, Aria compressa 

• Attenersi a tutte le linee guida relative alla fiera riportate nel contratto di esposizione e nella Guida ai servizi per gli espositori.
• Di seguito sono riportate le istruzioni su come registrare le aziende EAC.
• Al momento della registrazione, l’EAC dovrà fornire le seguenti informazioni:
  1. Fornire i dati di contatto dell’EAC.
  2. Caricare un certificato di assicurazione (vedere la scheda sottostante).
  3. Accettare i Termini e le Condizioni dell’EAC (vedere la scheda sottostante).
• Il termine ultimo per la registrazione delle EAC presso l’IAAPA è venerdì 13 febbraio 2026. Agli EAC le cui richieste di registrazione perverranno dopo il 13 febbraio 2026 verrà addebitata una penale di 50 dollari USA. Agli EAC le cui richieste di registrazione perverranno dopo il 13 marzo 2026 verrà addebitata una penale di 50 dollari USA.

• Gli EAC che necessitano di accedere all’area espositiva durante gli orari di apertura possono acquistare badge EAC per i giorni della fiera al costo di 50 dollari ciascuno.

   

A nessun EAC sarà consentito lavorare nell’area espositiva senza essersi registrato tramite il sito di registrazione EAC e aver presentato i documenti richiesti.

Gli EAC sono tenuti a fornire un certificato di assicurazione (COI) che includa almeno quanto segue:

• 1 milione di dollari USA per l’indennizzo dei lavoratori
• 2 milioni di dollari USA di copertura complessiva
• 1 milione di dollari USA per sinistro
• 1 milione di dollari USA di assicurazione di responsabilità civile auto
• La copertura assicurativa deve avere inizio entro il 27 marzo 2026 e non scadere prima del 3 aprile 2026.

Il certificato di assicurazione (COI) deve includere quanto segue nella sezione “Descrizione delle attività”:

IAAPA, ADNEC Centre Abu Dhabi, GES, DSV, le loro entità, controllate, agenti, rappresentanti, funzionari, personale, volontari e dipendenti, in qualità di assicurati aggiuntivi per l’IAAPA Expo Middle East 2026, dal 27 marzo al 3 aprile 2025.

Il titolare del certificato deve essere: IAAPA, 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837.

• Il termine “Evento” si riferisce all’IAAPA Expo Middle East 2026 che si terrà presso l’ADNEC Centre di Abu Dhabi dal 27 marzo al 3 aprile 2026 (comprese le date di allestimento e smontaggio).
• Il termine «padiglione espositivo» si riferisce alle seguenti sedi fisiche in cui si terrà l’Evento: Abu Dhabi National Exhibition Center ( ADNEC Centre di Abu Dhabi), Padiglione
• Il termine “veicoli” si riferisce a tutti i tipi di carrelli a motore, automobili, camion, trattori, ecc.
• L’EAC deve rimuovere tutte le scatole di derivazione, le scale o altre attrezzature dal corridoio o da altre aree comuni entro le ore 17:00 di lunedì 30 marzo, come indicato nei Termini contrattuali IAAPA. All’EAC è consentito depositare le attrezzature nello stand dell’Espositore solo durante l’allestimento e lo smontaggio. Tutte le attrezzature devono essere rimosse dallo stand entro il 30 marzo, in vista dell’apertura della fiera.
• L’EAC non può gestire uno sportello di assistenza all’interno del padiglione espositivo. L’EAC deve limitare le proprie attività allo spazio dello stand dell’espositore.
• Ogni EAC deve disporre di un ordine di servizio autentico e valido da parte di un espositore prima del primo giorno di allestimento della fiera. L’EAC non può, in nessun caso, sollecitare affari nell’area espositiva.
• Qualsiasi bene di proprietà dell’EAC non rimosso al termine dell’orario di lavoro rimane a proprio rischio. Inoltre, tali beni potranno essere spostati, rimossi o immagazzinati a spese dell’EAC qualora l’IAAPA ritenga, per qualsiasi motivo, che essi interferiscano con qualsiasi aspetto dell’allestimento o dello smantellamento. L’IAAPA si riserva il diritto di richiedere il pagamento per la restituzione di tali beni.
• Al fine di garantire la sicurezza e ridurre la congestione nell’area espositiva, all’EAC e agli espositori non è consentito l’uso di carrelli elettrici o scooter all’interno dell’edificio in nessun momento.
• È vietato l’uso o il funzionamento di attrezzature motorizzate o meccaniche per la movimentazione dei materiali da parte degli espositori o dei loro appaltatori designati.
• Gli EAC devono attenersi alle norme antincendio e di sicurezza e ai regolamenti del padiglione espositivo, nonché a tutte le altre norme e regolamenti vigenti stabiliti o modificati da IAAPA e dal suo appaltatore di servizi generali, GES.
• Gli espositori, i rappresentanti di un espositore o gli EAC che debbano lavorare oltre l’orario di allestimento in qualsiasi giorno di allestimento per rispettare la scadenza prevista dovranno informare la Direzione della Fiera IAAPA entro le ore 14:00 di ogni giorno in cui sia necessario lavorare oltre l’orario previsto. Si prega di recarsi presso l’Ufficio di Gestione della Fiera IAAPA situato al centro del padiglione espositivo.
• Gli espositori sono tenuti a riconsegnare lo spazio espositivo nelle stesse condizioni in cui lo hanno ricevuto. Gli espositori devono concordare con il proprio EAC la rimozione di tutti i rifiuti dallo spazio espositivo dopo lo smontaggio. L’IAAPA o GES si riservano il diritto di addebitare all’azienda espositrice eventuali costi per i rifiuti in eccesso rimossi dallo stand dall’impresa di pulizie incaricata.
• All’EAC verrà vietato l’accesso alla struttura se:
  • si riscontri che l’EAC sta operando in uno stand di un espositore senza che la richiesta sia stata presentata tramite il sito di registrazione EAC
  • l’EAC violi una qualsiasi delle disposizioni del Contratto EAC o delle norme e dei regolamenti stabiliti da IAAPA.
  • la partecipazione dell’EAC alla fiera dovesse portare a scioperi, picchetti o altre azioni sindacali rivolte contro l’IAAPA;
  • gli EAC causino altri disordini o interferenze irragionevoli o disagi a IAAPA o a uno qualsiasi dei suoi clienti.
• Ogni espositore deve approvare l’EAC tramite il sito di registrazione degli espositori. Gli EAC non possono approvarsi da soli.
• Gli EAC sono tenuti a fornire un certificato di assicurazione che attesti una copertura minima di 1 milione di dollari USA per l’indennizzo dei lavoratori, 2 milioni di dollari USA di massimale complessivo, 1 milione di dollari USA per sinistro e 1 milione di dollari USA di assicurazione di responsabilità civile auto, indicando come assicurati IAAPA, ADNEC, GES, DSV, le loro entità, filiali, agenti, rappresentanti, funzionari, personale, volontari e dipendenti, come assicurati aggiuntivi per l’IAAPA Expo Middle East 2026, dal 27 marzo al 3 aprile 2026.
• Ogni società EAC responsabile dello smantellamento degli stand al termine dell’Expo dovrà provvedere affinché tutti gli stand siano smontati e pronti per la spedizione secondo il programma di smantellamento.
• Le EAC non sono ammesse nell’area espositiva fino alle ore 17:00 del primo giorno di smontaggio.

Tutti gli appaltatori e i veicoli che si presenteranno alle aree di sosta dell’ADNEC, ai varchi di accesso o alle banchine di carico saranno tenuti a rispettare la procedura e saranno responsabili di eventuali costi aggiuntivi. Le squadre di sicurezza e di gestione del traffico dell’ADNEC gestiranno la procedura di accesso, che sarà direttamente collegata al Ministero dell’Immigrazione al fine di garantire che le persone siano legalmente autorizzate a lavorare negli Emirati Arabi Uniti. La procedura e le tariffe si applicheranno a tutti i veicoli e a tutte le persone senza eccezioni.
La procedura:

• Garantire che gli appaltatori che accedono alla sede dell’ADNEC siano in regola, legittimi e operino nel rispetto delle leggi degli Emirati Arabi Uniti.
• Fornire un database accurato delle persone che lavorano all’interno dell’ADNEC e del motivo della loro presenza nella sede.
• Aumentare e migliorare il livello complessivo di sicurezza e sorveglianza del sito.
• Sensibilizzare gli appaltatori e gli operatori dei veicoli affinché prestino attenzione e si assumano la responsabilità dei propri standard operativi (in particolare per quanto riguarda gli aspetti di salute e sicurezza) e del potenziale impatto delle loro attività lavorative in loco.
• Consentirà un maggiore controllo delle banchine di carico e dei varchi di accesso, garantendo che le fasi di allestimento e smontaggio si svolgano con maggiore efficienza.

• Garantire che i veicoli e gli appaltatori rispettino gli orari di accesso stabiliti e le norme e i regolamenti della sede.

   

Scarica qui il piano di viabilità. 

• Tutti gli appaltatori devono presentare un documento d’identità degli Emirati valido (per i residenti negli Emirati Arabi Uniti) oppure il passaporto e una copia del visto (per gli appaltatori internazionali) presso il cancello di sicurezza designato.
• Il braccialetto identificativo dell’appaltatore, insieme alla ricevuta ufficiale, verrà rilasciato previo pagamento della tariffa applicabile. Si accettano pagamenti in contanti o con carta di credito.
• Tutti gli appaltatori devono indossare i DPI adeguati prima di accedere alla zona di carico. I requisiti minimi includono (scarpe antinfortunistiche con puntale in acciaio, guanti, giubbotti ad alta visibilità ed elmetto di protezione).
• Tutti gli appaltatori devono indossare il braccialetto in ogni momento mentre si trovano all’interno della sede dell’ADNEC. In caso di smarrimento del braccialetto, è necessario informare il servizio di sicurezza dell’ADNEC. All’appaltatore verrà addebitato un importo di 25 AED per il rilascio di un nuovo braccialetto.

Il pass per gli appaltatori viene rilasciato presso i seguenti varchi di sicurezza:

• Posto di controllo 7 (situato dietro il Padiglione 10) per gli stand situati nei Padiglioni 10, 11 e ICC