IAAPA Expo Middle East : prestataires non officiels / Prestataires désignés par les exposants (EAC)

• Centre ADNEC d'Abu Dhabi (lieu de l'événement) - Autorisation de divertissement, informatique et télécommunications, stationnement, bennes à ordures, nettoyage des stands, sécurité statique, nettoyage des véhicules, montage.
• DSV (transitaires officiels) - Manutention du fret
• GES (prestataire de services officiel) - Électricité, eau, air comprimé 

• Veuillez respecter l'ensemble des consignes relatives au salon figurant dans le contrat d'exposition et dans le Guide des services aux exposants.
• Vous trouverez ci-dessous les instructions relatives à l'inscription des entreprises de l'EAC.
• Lors de l'inscription, l'EAC devra fournir les informations suivantes :
  1. Indiquez les coordonnées de l'EAC.
  2. Téléverser un certificat d'assurance (voir l'onglet ci-dessous).
  3. Accepter les conditions générales de l'EAC (voir l'onglet ci-dessous).
• La date limite d'enregistrement des EAC auprès de l'IAAPA est fixée au vendredi 13 février 2026. Les EAC dont les demandes d'inscription seront reçues après le 13 février 2026 se verront facturer des frais de retard de 50 USD. Les EAC dont les demandes d'inscription seront reçues après le 13 mars 2026 se verront facturer des frais de retard de 50 USD.

• Les EAC souhaitant accéder au parc des expositions pendant les heures d’ouverture peuvent acheter des badges EAC pour les jours du salon au prix de 50 $ chacun.

   

Aucun membre de l’EAC ne sera autorisé à travailler dans le hall d’exposition sans s’être inscrit via le site d’inscription de l’EAC et avoir fourni les documents requis.

Les EAC sont tenues de fournir un certificat d'assurance (COI) comprenant au minimum les éléments suivants :

• 1 million de dollars US au titre de l'indemnisation des accidents du travail
• 2 millions de dollars US de couverture globale
• 1 million de dollars US par sinistre
• 1 million de dollars US d’assurance responsabilité civile automobile
• La période de couverture de la police doit débuter au plus tard le 27 mars 2026 et ne pas expirer avant le 3 avril 2026.

Le certificat d’assurance (COI) doit inclure les éléments suivants dans la rubrique « Description des activités » :

IAAPA, ADNEC Centre Abu Dhabi, GES, DSV, ainsi que leurs entités, filiales, agents, représentants, dirigeants, personnel, bénévoles et employés, en tant qu’assurés supplémentaires pour l’IAAPA Expo Middle East 2026, du 27 mars au 3 avril 2025.

Le titulaire du certificat doit être : IAAPA, 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837.

• Le terme « Événement » désigne le salon IAAPA Expo Middle East 2026 qui se tiendra au Centre ADNEC d’Abu Dhabi, du 27 mars au 3 avril 2026 (dates d’installation et de démontage comprises).
• Le terme « hall d’exposition » désigne les lieux physiques suivants où se déroule l’Événement : Centre national des expositions d’Abu Dhabi ( ADNEC Centre Abu Dhabi), Hall
• Le terme « véhicules » désigne tous les types de chariots à moteur, automobiles, camions, tracteurs, etc.
• EAC doit retirer tous les coffrets de dérivation, échelles ou autres équipements des allées ou autres espaces communs avant 17 h le lundi 30 mars, conformément aux conditions contractuelles de l’IAAPA. L’EAC est autorisé à entreposer du matériel dans le stand de l’exposant uniquement pendant les phases de montage et de démontage. Tout le matériel doit être retiré du stand avant le 30 mars, en vue de l’ouverture du salon.
• L’EAC n’est pas autorisé à tenir un comptoir de service au sein du hall d’exposition. L’EAC doit limiter ses activités à l’espace du stand de l’exposant.
• Chaque EAC doit disposer d’une commande de service authentique et valide émanant d’un exposant avant le premier jour d’installation du salon. L’EAC ne peut en aucun cas démarcher des clients dans l’enceinte du salon.
• Tout bien appartenant à l’EAC qui n’aura pas été retiré à la fin des heures de travail sera laissé sur place à ses propres risques. De plus, ces biens pourront être déplacés, retirés ou entreposés aux frais de l’EAC si l’IAAPA estime, pour quelque raison que ce soit, qu’ils entravent le déroulement de l’installation ou du démontage. L’IAAPA se réserve le droit d’exiger le paiement de frais pour la restitution desdits biens.
• Afin de garantir la sécurité et de désengorger le parc des expositions, il est interdit aux membres de l’EAC et aux exposants d’utiliser des chariots électriques ou des trottinettes dans le bâtiment à tout moment.
• L’utilisation d’équipements de manutention motorisés ou mécaniques par les exposants ou leurs sous-traitants désignés est interdite.
• Les EAC doivent se conformer aux règles de sécurité incendie et aux règlements du hall d’exposition, ainsi qu’à toutes les autres règles et réglementations en vigueur telles qu’établies ou modifiées par l’IAAPA et son prestataire de services généraux, GES.
• Les exposants, leurs représentants ou les EAC qui doivent travailler après les heures d’installation, quel que soit le jour d’installation, afin de respecter la date limite de montage, devront en informer la direction du salon IAAPA avant 14 h chaque jour où ils doivent travailler tard. Veuillez vous présenter au bureau de la direction du salon IAAPA, situé au centre du hall d’exposition.
• Les exposants sont tenus de restituer leur espace de stand dans l’état où ils l’ont reçu. Les exposants doivent s’organiser avec leur EAC pour faire évacuer tous les déchets de l’espace d’exposition après le démontage. L’IAAPA ou GES se réserve le droit de facturer à la société exposante tout volume de déchets excédentaire évacué du stand par l’entreprise de nettoyage sous contrat.
• L’EAC sera expulsé des lieux si :
  • il s’avère que l’EAC travaille dans le stand d’un exposant sans que cela ait été signalé via le site d’inscription des EAC
  • l’EAC enfreint l’une des dispositions du contrat EAC ou les règles et règlements établis par l’IAAPA ;
  • la participation de l’EAC au salon entraîne des grèves, des piquets de grève ou toute autre action syndicale visant l’IAAPA ;
  • les membres de l’EAC causent d’autres perturbations, des interférences déraisonnables ou des désagréments à l’IAAPA ou à l’un de ses clients.
• Chaque exposant doit approuver l’EAC via le site d’inscription des exposants. Les EAC ne peuvent pas s’approuver eux-mêmes.
• Les EAC sont tenus de fournir un certificat d’assurance attestant d’une couverture minimale de 1 million de dollars US au titre de l’indemnisation des accidents du travail, de 2 millions de dollars US au titre de la responsabilité civile générale, de 1 million de dollars US par sinistre et de 1 million de dollars US au titre de la responsabilité civile automobile, et de désigner l’IAAPA, l’ADNEC, le GES, DSV, ainsi que leurs entités, filiales, agents, représentants, dirigeants, personnel, bénévoles et employés, en tant qu’assurés supplémentaires pour l’IAAPA Expo Middle East 2026, du 27 mars au 3 avril 2026.
• Chaque entreprise EAC chargée du démontage des stands à la fin du salon doit veiller à ce que tous les stands soient démontés et prêts à être expédiés conformément au calendrier de démontage.
• Les EAC ne sont pas autorisées à accéder au parc des expositions avant 17 h le premier jour du démontage.

Tous les prestataires et véhicules se présentant aux zones d’attente, aux portails d’accès ou aux quais de chargement de l’ADNEC devront se conformer à la procédure en vigueur et seront redevables des frais éventuels qui en découleront. Les équipes de sécurité et de circulation de l’ADNEC géreront la procédure d’accès, qui sera directement reliée au ministère de l’Immigration afin de s’assurer que les personnes sont légalement autorisées à travailler aux Émirats arabes unis. La procédure et les frais s’appliqueront à tous les véhicules et à toutes les personnes sans exception.
Cette procédure permettra :

• Garantir que les prestataires accédant au site de l’ADNEC sont en règle, légitimes et opèrent dans le respect de la législation des Émirats arabes unis.
• de fournir une base de données précise répertoriant les personnes travaillant au sein de l’ADNEC et la raison de leur présence sur le site ;
• Renforcer et améliorer le niveau global de sécurité et de surveillance du site.
• Sensibiliser les sous-traitants et les conducteurs de véhicules à la nécessité de faire preuve de vigilance et de responsabilité en ce qui concerne leurs normes d’exploitation (notamment les considérations de santé et de sécurité) ainsi que l’impact potentiel de leurs activités professionnelles sur le site.
• Permettre un meilleur contrôle des quais de chargement et des portails d’accès, garantissant ainsi une plus grande efficacité pendant les périodes de montage et de démontage.

• Veiller à ce que les véhicules et les prestataires respectent les horaires d’accès fixés ainsi que les règles et réglementations du site.

   

Téléchargez le plan de circulation ici. 

• Tous les prestataires doivent présenter une carte d’identité des Émirats en cours de validité (pour les résidents des Émirats arabes unis) ou une copie de leur passeport et de leur visa (pour les prestataires internationaux) au poste de sécurité désigné.
• Le bracelet du prestataire ainsi que le reçu officiel seront délivrés après paiement des frais applicables. Les paiements en espèces ou par carte bancaire sont acceptés.
• Tous les prestataires doivent porter un EPI approprié avant d’accéder à la zone de chargement. Les équipements minimaux requis sont les suivants : chaussures de sécurité à embout en acier, gants, gilets haute visibilité et casque de chantier.
• Tous les prestataires doivent porter leur bracelet à tout moment lorsqu’ils se trouvent sur le site de l’ADNEC. Le service de sécurité de l’ADNEC doit être informé en cas de perte du bracelet. La réémission d’un bracelet sera facturée 25 AED au prestataire.

Le badge de prestataire est délivré aux points de contrôle de sécurité suivants :

• Point de contrôle de sécurité n° 7 (situé derrière le hall 10) pour les stands situés dans les halls 10, 11 et à l’ICC