Wie (und warum) man eine Pressemappe erstellt

Journalisten, die unter Zeitdruck stehen, sind oft frustriert, wenn sie auf der Website einer Attraktion keinen Pressekontakt, keine herunterladbaren Fotos und keine grundlegenden Parkfakten finden, die sie schnell in eine Geschichte einbauen können. Da die Reporter von heute überfordert sind und mit begrenzten Ressourcen mehrere Themen abdecken müssen, sollten Attraktionen - insbesondere kleinere mit bescheidenen Marketingbudgets - eine professionelle, leicht zugängliche Online-Pressemappe bereitstellen. Sie ist nicht nur ein "Nice-to-have", sondern unerlässlich, um eine korrekte Berichterstattung zu gewährleisten und in einer wettbewerbsintensiven Medienlandschaft sichtbar zu bleiben.

Warum digitale Pressemappen wichtig sind für
Kleine Attraktionen

Für kleinere Attraktionen mit begrenzten Ressourcen ist eine gut gestaltete digitale Pressemappe ein strategisches und effizientes Marketinginstrument.

"Wir verlassen uns wirklich darauf, dass unsere Medien- und PR-Aktivitäten unsere Werbung ergänzen", erklärt Katie Gray, Managerin für strategische Kommunikation im Zoo von Toronto. "Die Medien, die über diese Geschichten berichten, übernehmen einen Teil der Werbekosten für uns."

Diese ergänzende Marketingmaßnahme wird immer wertvoller, da die Medienressourcen immer knapper werden. "Eine Pressemappe ist letztlich ein Werkzeug zum Geschichtenerzählen", erklärt Hayley Bogaard, Marketing- und PR-Verantwortliche beim Dreamworld Theme Park in Queensland, Australien. "Als Kommunikationsprofis ist es unsere Aufgabe, die Geschichte zu gestalten und es den Journalisten so einfach wie möglich zu machen, sie zu verbreiten - präzise, schnell und mit Wirkung." Sie merkt an, dass es eine Chance ist, die Geschichte zu lenken, anstatt sich darauf zu verlassen, dass die Medien die Lücken ausfüllen.

"Eine gut organisierte digitale Pressemappe kann entscheidend sein, um Medienberichterstattung zu erhalten und gleichzeitig Ihre Attraktion mit präzisen Botschaften und Bildern zu präsentieren", betont Quinn Bryner, Leiter der Öffentlichkeitsarbeit bei Hershey Entertainment & Resorts in Hershey, Pennsylvania. "Vor zehn Jahren hatten wir eine physische Pressemappe, die aus einer Mappe mit gedruckten Datenblättern, Pressemitteilungen, Broschüren und einem USB-Stick mit Fotos bestand. Heute ist unsere Pressemappe digital und mobil und kann an die Bedürfnisse der einzelnen Journalisten angepasst werden."

Häufige Fehler und Fallstricke

Selbst mit den besten Absichten stolpern viele Attraktionen bei der Erstellung von Pressemappen. "Zu den häufigsten Fehlern gehören veraltete Informationen, niedrig aufgelöste Bilder, fehlerhafte Links oder das Fehlen klarer Kontaktdaten", so Bogaard. Ein weiterer großer Fehler? Die Pressemappe mit zu viel Werbesprache zu überfrachten, anstatt sich auf sachliche, mediengerechte Inhalte zu beschränken. "Eine Pressemappe ist keine Broschüre - sie sollte einem Journalisten die Arbeit erleichtern, nicht erschweren", rät sie.

Das Bildmaterial ist ein entscheidender Faktor - dynamische Bilder heben Ihre Geschichte in einem überfüllten Posteingang hervor, während veraltete Inhalte Ihr Pitch direkt in den Papierkorb befördern können.

Anatomie einer effektiven Pressemappe

"Wenn Sie [den Journalisten] das geben, was sie brauchen, und es ihnen leicht machen, haben Sie später einen großen Vorteil - und das ohne großen Aufwand", betont Gray.

Was sollte eine effektive Pressemappe enthalten?

Ein kurzes Informationsblatt mit aktuellen Statistiken, Geschichte und wichtigen Besucherinformationen

Aktuelle Pressemitteilungen über Neuigkeiten, Veranstaltungen oder neue Attraktionen

Hochwertige, herunterladbare Bilder

Hochauflösendes B-Roll-Material zum Herunterladen

Zitate und O-Töne von Führungskräften oder Fachleuten

Klare, direkte Kontaktinformationen

Vorgeschlagene Blickwinkel auf die Story, insbesondere in Verbindung mit aktuellen Themen

"Wir antizipieren die wichtigsten Punkte, die Medien oder Meinungsbildner benötigen, um unsere Angebote genau zu verstehen, und bieten auch O-Töne von wichtigen Sprechern an", sagt Bryner. Ihr Team geht auch davon aus, dass die Medien nicht in der Lage sein werden, ein Team zu schicken, um die Angebote direkt zu erleben. "Unser Ziel ist es, ihnen das Erlebnis auf elektronischem Wege mit eindrucksvollen Bildern zu vermitteln", erklärt sie.

Erfolgsgeschichten aus der realen Welt

Eine gut gestaltete Pressemappe kann beeindruckende Medienergebnisse erzielen. Gray erzählte, wie die spezielle Pressemappe ihres Teams für die Eröffnung des Wildlife Health Centers den Journalisten alles bot, was sie brauchten, vom technischen Hintergrund über wissenschaftliche Details bis hin zu Naturschutzberichten. Die Nischeninformationen machten es für jeden leicht, den richtigen Blickwinkel zu finden.

Bei Dreamworld schreibt Bogaard der sich ständig weiterentwickelnden Pressemappe die anhaltende Begeisterung für die Eröffnung des Rivertown-Parks zu. Durch die Aktualisierung der Mappe mit Meilensteinen der Bauarbeiten, Details zu den Fahrgeschäften und Bildern hinter den Kulissen konnten die Medien über Monate hinweg beschäftigt werden, nicht nur am Eröffnungstag. "Es wurde zu einem der Projekte, über die seit Jahren am meisten berichtet wurde", sagt sie.

Bryner berichtet, dass der Hersheypark eine Medienmitteilung mit Drohnenaufnahmen vom Richtfest der neuen Twizzlers Twisted Gravity-Riesenschaukel, die im Mai eröffnet wurde, veröffentlichte. "Es war eine Perspektive auf unsere Skyline, die nur wir bekommen konnten, was zu einer starken TV- und Online-Berichterstattung in unserem lokalen Markt führte", sagt sie.

Erstellen einer professionellen Pressemappe mit kleinem Budget

Um eine ausgefeilte Pressemappe zu erstellen, muss man nicht tief in die Tasche greifen. "Das ist auch mit einem kleinen Budget durchaus machbar", betont Bogaard. Sie schlägt vor, kostenlose Tools wie Canva zu verwenden, um saubere, gebrandete Materialien zu entwerfen, und diese in einem gemeinsamen Ordner über Google Drive oder Dropbox zu speichern. "Und ein gut geplantes Fotoshooting pro Jahr kann einen großen Fundus an Bildern für PR und Marketing liefern

Die Technologie hat die Erstellung von Inhalten demokratisiert. "Die Technologie von heute... es muss nicht mehr das perfekt aussehende Endprodukt sein, das an die Medien geschickt wird", erklärt Gray. "Unser Sozialteam geht mit einem iPhone los und holt sich das Material"

Die Macht der Multimedia

In der heutigen visuellen Medienlandschaft sind überzeugende Bilder und Videos unverzichtbar. "Fotos und Videos erzählen die Geschichten", betont Gray. "Wenn man ein Video von einem Tier hat, das irgendetwas tut - und sei es noch so unterhaltsam oder niedlich -, dann lieben die Leute es. Die Leute werden es teilen."

Bryner empfiehlt, sich auf einzigartige Perspektiven zu konzentrieren. "Am effektivsten ist es, wenn Sie sich auf Videomaterial konzentrieren, das nur Sie erhalten können, z. B. Luftaufnahmen oder POV-Videos aus der Vogelperspektive", erklärt sie. "Das Versenden von Drohnen-B-Rolls hat unsere regionale Reichweite erheblich gesteigert."

Mehr als nur die Ausrüstung: Aufbau von Medienkontakten

Eine gute Pressemappe ist nur der Anfang - dauerhafte Medienberichterstattung hängt von echten Beziehungen ab. Bogaard merkt an: "Unsere Beziehung zu den Medien muss gepflegt und aufrechterhalten werden und mit echtem Wert angegangen werden

Gray stimmt dem zu: "Es ist zwar altmodisch, aber in der Welt der Medien werden immer noch Beziehungen aufgebaut ... man muss sich an Einzelpersonen wenden, wenn man eine Geschichte hat, und sagen: 'Hey, John, ich habe bei dieser tollen Sache, die wir gerade machen, an dich gedacht'", empfiehlt sie.

Umsetzbare Schritte

Eine effektive Pressemappe ist Ihre Eintrittskarte zu größerer Sichtbarkeit, stärkeren Medienbeziehungen und mehr Berichterstattung, die Sie sich sonst nicht leisten könnten. Beginnen Sie damit, Ihr aktuelles Medienmaterial zu überprüfen, aktualisieren Sie das Wesentliche und setzen Sie auf kreatives Storytelling, das Ihre Attraktivität hervorhebt.

"Letztendlich ist es Ihr Ziel, den Medien etwas zu bieten, das so überzeugend und gut verpackt ist, dass sie einfach nicht nein sagen können", betont Bogaard.