Expo-Zusatz- und Satellitenveranstaltungen

Satellitenevents: Veranstaltungen, die drei Tage vor oder drei Tage nach den offiziellen Terminen der IAAPA Expo Middle East stattfinden, gelten als Satellitenveranstaltungen. Die IAAPA wird Satellitenveranstaltungen genehmigen, wenn diese im Voraus angemeldet werden.

Ergänzende Veranstaltungen: Veranstaltungen, die in von der IAAPA kontrollierten Tagungseinrichtungen (Kongresszentrum/Gastgeberhotels) stattfinden. Ein Unternehmen kann ein Ancillary Meeting abhalten, wenn es ein aktueller Aussteller oder ein Platinum-Level-Sponsor der IAAPA Expo ist. Meetings können entweder ein 8-stündiges Meeting oder zwei 4-stündige Meetings während der Messezeit sein und dürfen kein Catering beinhalten.

Neben- und Satellitenveranstaltungen sind erlaubt, wenn:

• Die Termine liegen vor oder nach den offiziellen Messedaten.
• Während EDUTours.
• Während IAAPA-Sonderveranstaltungen mit Eintrittskarten, mit Ausnahme der oben genannten, wie branchenspezifische Frühstücke, Mittagessen und Networking-Empfänge.

Es sollten keine Neben- oder Satellitenevents stattfinden:

• Während der Öffnungszeiten der Messe.
• Während typischer IAAPA-Veranstaltungen wie der Eröffnungszeremonie, dem Eröffnungsempfang, IAAPA Celebrates und dem Leadership Breakfast.
• Während der regulären Bildungsprogramm-Sitzungen.

Nicht ausstellenden MSC-Unternehmen ist es nicht gestattet, Neben- oder Satellitenveranstaltungen abzuhalten.

Abendessen oder Veranstaltungen mit weniger als 20 Personen, die den oben genannten Richtlinien entsprechen, sind erlaubt und müssen nicht bei der IAAPA zur Genehmigung eingereicht werden.

Unternehmen, die eine Neben- oder Satellitenveranstaltung durchführen möchten, die mit den oben genannten Richtlinien übereinstimmt, sollten eine E-Mail an [email protected] senden.

Die Informationen müssen folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des gastgebenden Unternehmens
• Name, E-Mail und Telefon einer Kontaktperson
• Standnummer (falls ausstellend)
• Datum und Uhrzeit der Veranstaltung
• Ort der Veranstaltung
• Anzahl der erwarteten Personen
• Angesprochenes Publikum
• Beschreibung der Veranstaltung

Jedes Unternehmen, das Busse auf dem Gelände einsetzen möchte, um Teilnehmer für eine Neben- oder Satellitenveranstaltung abzuholen, muss die Genehmigung der IAAPA Expo Middle East einholen.

Alle Anträge für Zusatz- und Satellitenprogramme müssen bis zum 13. Februar 2026 eingereicht werden.

Die Anmeldegebühr entspricht den Gesamtkosten für Ihren Antrag. Die Mindestgebühr beträgt USD 500 und die Höchstgebühr USD 1.200 (dies wird auf Ihrem Antrag auf einen Platz berechnet). Ohne eine Anmeldegebühr werden keine Anträge für Nebenflächen berücksichtigt. Wenn der Antrag genehmigt wird, verrechnet die IAAPA die USD$500 mit den Mietkosten. Wenn der Antrag nicht genehmigt wird, erstattet die IAAPA den Betrag zurück.

Veranstaltungsflächen können je nach Art der Veranstaltung für (1) 8-Stunden-Tag oder (2) 4-Stunden-Tage reserviert werden (siehe oben). Die Veranstaltungszeiten können nicht mit den von der IAAPA geplanten Sonderveranstaltungen konkurrieren.

Einer der Vorteile für Unternehmen, die auf der IAAPA Expo Middle East ausstellen, ist die Möglichkeit, zusätzliche Veranstaltungen während der Expo durchzuführen. Nicht ausstellenden Unternehmen ist es untersagt, Neben- oder Satellitenveranstaltungen abzuhalten, zu werben, zu werben oder anderweitig mit IAAPA-Tagungsanmeldern auf offiziellen IAAPA-Tagungsflächen oder in IAAPA-Tagungshotels Kontakt aufzunehmen. Die IAAPA wird keine Tagungsflächen an kommerzielle Unternehmen freigeben oder zuweisen, die nicht bereits als offizielle IAAPA Expo Middle East-Aussteller unter Vertrag stehen.

Nach Ausfüllen und Genehmigung des Antrags für Nebenveranstaltungen und Satelliten werden alle Organisatoren mit zusätzlichen Informationen kontaktiert. Wird der Antrag genehmigt, werden die Plätze nach Maßgabe der Verfügbarkeit vergeben.

Ancillary & Satellite Request wird abgelehnt, und es wird keine Fläche zugewiesen, wenn ein Formular gegen die IAAPA-Richtlinien verstößt. Zuvor genehmigte Veranstaltungsflächen werden abgelehnt, wenn die Ausstellungsfläche storniert wird.

Die Organisatoren werden über ihre Raumzuteilung informiert. Alle Anfragen für Tagungsräume müssen von der IAAPA genehmigt werden, bevor der Raum von den Veranstaltungsorten bestätigt werden kann. Die IAAPA und die Hotels/Kongresszentren haben das Recht, eine Veranstaltung zu verlegen, wenn die IAAPA oder das Hotel feststellt, dass der zugewiesene Raum später für eine offizielle IAAPA-Veranstaltung benötigt wird, oder wenn der zugewiesene Raum nicht optimal für die Veranstaltung geeignet ist.

Die Antragsteller sind dafür verantwortlich, alle Vereinbarungen direkt mit dem Veranstaltungsort zu treffen, sobald die Fläche zugewiesen und der Antrag von der IAAPA genehmigt wurde. Der Antragsteller muss alle offiziellen Vertragspartner im Orange County Convention Center in Anspruch nehmen, einschließlich Catering, audiovisuelle Medien und Möbel. Bitte setzen Sie sich mit der IAAPA in Verbindung, bevor Sie Dienstleistungen mit einem externen Anbieter vereinbaren. Der Antragsteller ist für die Bereitstellung, den Aufbau und die Entfernung der Beschilderung für die Veranstaltung verantwortlich. Die Beschilderung ist nur im und um den zugewiesenen Tagungsraum erlaubt und muss bodengebunden/frei stehend sein.

Bitte beachten Sie, dass das Hotel/Kongresszentrum für die Nutzung des Tagungsraums Gebühren erheben kann. Die Raummiete kann zwischen dem Antragsteller und dem Hotel/Tagungszentrum ausgehandelt werden (nachdem die Raumzuweisung bestätigt wurde). Jede Veranstaltung wird einzeln behandelt und ein separater Vertrag ausgestellt. Alle Gebühren für die Anmietung des Tagungsraums, für Speisen und Getränke, für die Anmietung von audiovisuellen Geräten und für andere Dienstleistungen sind vom Antragsteller zu tragen. Die Antragsteller sollten die Veranstaltungsverträge vor der Unterzeichnung sorgfältig lesen und dabei besonders auf die Stornierungsklauseln achten. Im Falle einer abgesagten Veranstaltung kann der Antragsteller verpflichtet werden, dem Hotel die entgangenen Einnahmen zu erstatten.

Für jeden Aussteller, der seine Standfläche storniert oder nicht zur IAAPA Expo erscheint, wird die Tagungsfläche automatisch gestrichen, ohne dass der Aussteller eine Rückerstattung erhält.

Bitte beachten Sie, dass die IAAPA-Veranstaltungen und -Messen zwar allen Fachleuten offen stehen, dass jedoch alle Teilnehmer oder Aussteller, die beim Anpreisen von Geschäften, einschließlich der Verteilung von Werbematerialien in den Gängen oder anderen öffentlichen Bereichen oder am Stand eines anderen Unternehmens, beobachtet werden, aufgefordert werden, ihre Ausweise zurückzugeben und die Ausstellungsfläche sofort zu verlassen. Nicht ausstellenden Teilnehmern ist es untersagt, für ihre geschäftlichen Dienstleistungen während der Messe zu werben, auch in den sozialen Medien. Zuwiderhandelnde können des Geländes verwiesen werden, ihr Ausweis kann eingezogen werden und/oder sie können von der Teilnahme an zukünftigen IAAPA-Veranstaltungen ausgeschlossen werden. Die IAAPA bittet Sie, alle beobachteten Verstöße sofort dem Messebüro zu melden. Das Show Management ist in der IAAPA-Zentrale, bei der Registrierung, im Show/Operations Office oder unter [email protected]erreichbar .

Outboarding ist definiert als Marketing-, Verkaufs- und Bewirtungsveranstaltungen, die von Ausstellern und anderen durchgeführt werden, die aus der Anwesenheit von Käufern und/oder Verkäufern, die die ursprüngliche Messe besuchen, Kapital schlagen, ohne den ursprünglichen Messeveranstalter vorher zu informieren und eine Vereinbarung zu treffen, die für beide Parteien von Vorteil ist. Diese Praxis gilt als unethisch und wird von der IAAPA verurteilt. Dazu gehören Praktiken wie "coat-tailing", "piggy-backing", die gemeinsame Durchführung von Veranstaltungen und groß angelegte Hospitality-Events, insbesondere während der Messezeiten.

Verstößt ein Unternehmen gegen die IAAPA-Richtlinien für Neben- und Satellitenveranstaltungen, so wird dieses Unternehmen mit einer

• Eine Geldstrafe von $500.
• Verlust von 3 Jahren Aussteller-Seniorität (falls zutreffend).
• Bei einem zweiten Verstoß gegen die Richtlinie verdoppeln sich die Geldbuße und der Verlust der Betriebszugehörigkeit, und das Unternehmen kann von zukünftigen IAAPA-Messen und -Veranstaltungen (als Teilnehmer und/oder Aussteller) ausgeschlossen werden.
• Wenn festgestellt wird, dass ein Unternehmen außerhalb des IAAPA-Genehmigungsverfahrens direkt einen Vertrag mit der Einrichtung abgeschlossen hat, ermächtigt der bereits bestehende Vertrag mit der Einrichtung diese, die Veranstaltung ohne Vorankündigung zu schließen