IAAPA FEC Summit Sponsor Services Guide (en anglais)

Possibilités de parrainage

• Pour connaître toutes les possibilités de parrainage, veuillez consulter le programme de parrainage 2025. Pour toute question, veuillez contacter Cheryl Sulock à l'adresse [email protected].

Liens utiles

• Page de l'événement
• Informations sur l'hôtel
  • Lorsque vous organiserez votre voyage, veillez à arriver sur place le dimanche 19 janvier en début d'après-midi pour la mise en place des tables et l'inscription anticipée. Une réunion des sponsors aura lieu à partir de 16 heures. Vous aurez ensuite la possibilité d'installer votre table d'exposition avant la réception de bienvenue.
• L'inscription est imminente !

• Pour une liste complète des avantages offerts aux sponsors, veuillez consulter le programme de parrainage.
  • Tous les sponsors verront leur logo sur le site web de l'IAAPA lié au site web de leur entreprise.
    • Veuillez noter que les logos des sponsors seront ajoutés au site Web de l'IAAPA une fois qu'un acompte de 50 % aura été reçu.
    • Pour mettre à jour le logo ou l'URL de votre entreprise pour la reconnaissance des sponsors, veuillez envoyer un courriel à Aarti Maharaj à l'adresse [email protected].
    • La date limite pour modifier votre logo de sponsor est le 2 décembre 2024.
  • Pour confirmer les informations de votre entreprise sur les médias sociaux, veuillez envoyer par courriel votre URL, Facebook, LinkedIn et Instagram à Aarti Maharaj à l'adresse [email protected].
  • Tous les sponsors recevront une icône spéciale qu'ils pourront utiliser sur leur site web, leurs médias sociaux, leur signature de courriel, etc. Les icônes des sponsors ont été jointes à l'e-mail de confirmation de votre parrainage. Si vous avez besoin de les renvoyer, veuillez contacter Aarti Maharaj à l'adresse [email protected].
  • Promouvoir votre présence et partager avec votre réseau que vous sponsorisez le Sommet FEC 2025 ! Téléchargez les graphiques de médias sociaux prêts à l'emploi pour les utiliser sur vos canaux de médias sociaux

Tous les sponsors ont la possibilité d'inclure un cadeau amusant dans les sacs de bienvenue des participants. La quantité prévue est de 175 à 200.

Nous vous demandons de bien vouloir envoyer un courriel à Aarti Maharaj à l'adresse [email protected] avec les détails du cadeau afin que nous puissions obtenir l'approbation de l'IAAPA. L'approbation est requise pour tous les articles offerts.

Veuillez garder à l'esprit que l'IAAPA s'engage à promouvoir un comportement sûr de la part des conducteurs. Les brochures ou autres supports de marketing ne doivent pas représenter des cavaliers les mains en l'air ou tenant des articles en vrac, et tous les cavaliers doivent se tenir aux dispositifs de retenue prévus à cet effet.

Pour tous les cadeaux sponsorisés qui ont reçu l'approbation de l'IAAPA, veuillez consulter les instructions d'expédition ci-dessous.

Si les articles ne sont pas reçus avant le 17 janvier, ils risquent de ne pas être inclus dans notre plan de distribution. Veuillez noter que si vos articles arrivent avant le 14 janvier, des frais de stockage supplémentaires peuvent s'appliquer. Nous vous encourageons vivement à suivre les instructions d'expédition ci-dessous afin d'éviter toute confusion ou tout retard.

Lorsque vous expédiez des articles destinés à être placés dans les sacs de bienvenue des participantsveuillez utiliser l'adresse suivante à l'attention de Zhihan en précisant que les boîtes sont destinées aux sacs de bienvenue.

Attn : Max Pancamo CC : Zhihan Huang, IAAPA
c/o The Westin NEW ORLEANS
100 Iberville Street
Nouvelle-Orléans, LA 70130
Groupe : Sommet IAAPA FEC - SACS DE BIENVENUE
Boîte _____ de ______

Une fois le colis expédié, veuillez envoyer toutes les informations de suivi et les détails ci-dessous à Aarti Maharaj à [email protected].

• Nom de la société de transport
• Date d'arrivée prévue
• Transporteur
• Informations de suivi
• Description de l'envoi (par exemple, 5 boîtes de chaussettes)

Tous les articles doivent arriver entre le 14 et le 17 janvier.

Veuillez utiliser les instructions d'expédition suivantes :

Pour les articles de tableveuillez vous assurer d'inclure le nom du salon (IAAPA FEC Summit) et le nom de la société ou du contact du sponsor.

A l'attention de Max Pancamo CC : c/o The Westin NEW ORLEANS
100 Iberville Street
Nouvelle-Orléans, LA 70130
Groupe : IAAPA FEC Summit -
Box _____ of ______

Le petit-déjeuner, le déjeuner et les pauses programmées se dérouleront dans la zone d'exposition des sponsors.

Tous les sponsors recevront une table de 6 pieds avec une nappe simple. Vous pouvez fournir une nappe personnalisée si vous le souhaitez. Vous pouvez inclure une table des brochures, des articles à offrir, des cartes de visite, etc., mais tous les articles doivent être entièrement placés sur la table. IMPORTANT - En raison de l'espace limité dans la salle de bal, les toiles de fond de stand ou les panneaux déroulants ne sont pas autorisés.

Les tables seront étiquetées avec le nom de votre entreprise sur place pour vous aider. Toutes les tables se trouvent sur le périmètre de la salle et sont attribuées par tirage au sort après que les sponsors platine ont été placés dans des emplacements centraux.

N'oubliez pas qu'il s'agit d'une opportunité d'exposition, et non d'un salon professionnel complet. Aucune chaise ne sera fournie à votre table, car vous n'êtes pas censé vous asseoir derrière votre table pendant toute la durée de l'événement. Nous encourageons votre équipe à s'asseoir aux tables du banquet, à déguster des repas et des en-cas, à nouer des contacts et à se mêler aux participants pendant toute la durée de l'événement.

L'électricité et les autres services ne sont pas fournis. Si vous avez des besoins particuliers, veuillez nous contacter afin que nous puissions vous mettre en contact avec le lieu.

Le lieu propose des services de restauration exclusifs. Si vous prévoyez de distribuer des échantillons de nourriture ou de boissons, veuillez nous contacter afin que nous puissions vous mettre en contact avec le lieu pour obtenir une autorisation. Des restrictions et des frais peuvent s'appliquer.

Avant l'événement, tous les sponsors recevront trois codes uniques valables pour le nombre d'inscriptions inclus dans votre package de sponsoring (inscriptions gratuites pour le personnel, inscriptions gratuites pour l'opérateur de l'établissement et inscriptions anticipées pour le personnel). Soyez à l'affût d'un courriel d'Aarti contenant les instructions d'inscription et vos codes personnalisés.

Un représentant de chaque entreprise sponsor aura l'occasion de participer à FEC Live ! Tout au long de l'événement, notre animateur posera aux sponsors une question sur leurs produits ou services. C'est l'occasion pour vous de briller et de partager ce qui rend votre entreprise unique ! Plus de détails seront communiqués lors de la réunion des sponsors le dimanche 19 janvier, mais vous pouvez vous détendre ! Il s'agit d'une activité amusante, sans pression, et rien ne doit être préparé à l'avance.

VEUILLEZ NOTER : Les sponsors auront accès à Connect+ une fois qu'il aura été ouvert aux sponsors et qu'ils seront inscrits à l'événement.

L'application Connect+ sera votre principale source d'information pendant le FEC Summit. Elle vous permettra d'accéder à la liste complète des participants, d'interagir avec eux, de planifier des réunions, et bien plus encore !

Avant d'accéder à Connect+, vous devez être inscrit à l'événement. Il est important que tous les sponsors s'inscrivent en utilisant une adresse électronique unique afin de la synchroniser avec leur profil Connect+.

Tous les sponsors de niveau Platine seront reconnus par le biais d'une notification push Connect+ envoyée aux participants inscrits.

Pour accéder à Connect+, cliquez ici. Vous pouvez également télécharger l'application mobile dans l'App Store ou Google Play, mais nous vous recommandons d'éditer votre profil numérique sur un ordinateur de bureau.

Chaque entreprise sponsor a un contact principal pour Connect+ qui est autorisé à modifier le profil de l'entreprise. Ce contact principal peut également relier d'autres personnes enregistrées au profil. Ces personnes devraient toutes recevoir un courriel leur donnant accès à Connect+.

Pour obtenir une assistance technique, veuillez contacter [email protected].

We’re excited to share an additional opportunity to get involved and support the IAAPA Foundation - FEC Scholarship 2026 during the Summit. On February 1, from 3:30–6:00 p.m., we’ll be hosting a Golf Tournament, and sponsors are invited to participate in the following ways:

• 18 Hole Sponsorship – $250 per hole
  Showcase your brand at one of the tournament holes.
• Golf Ball Sponsorship – $1,000 (exclusive)
  Feature your logo on the official golf balls used during the event.

Each sponsorship includes one golf ticket (a $100 value).

If you’re interested, please make a donation directly through the IAAPA Foundation website:
👉 https://onecau.se/_d6u7n1

Nous avons le plaisir d'offrir à tous les sponsors l'avantage d'atteindre tous les participants au Sommet de la FEC inscrits et ayant donné leur accord par le biais de campagnes d'e-mailing. Cet avantage extrêmement précieux offre l'opportunité unique de s'engager directement avec les participants inscrits. Veuillez cliquer ci-dessous pour trouver les spécifications et la liste de contrôle pour profiter de cet avantage pour les sponsors.

FEC Summit 2025 Post-Event Sponsor Email.pdf (en anglais)

Si vous souhaitez participer, n'oubliez pas de noter les fenêtres d'approbation pour les e-mails post-spectacle (13 janvier - 31 janvier). Une fois votre campagne approuvée par l'IAAPA, nous vous mettrons en contact avec l'équipe de Direct Hit Marketing qui déploiera votre e-mail à la liste complète des inscrits (opt-outs exclus).

Les dates de déploiement définitives seront sélectionnées selon le principe du premier arrivé, premier servi, après les phases d'approbation et de test.
Si vous avez des questions concernant les avantages de la campagne de courrier électronique, veuillez contacter Aarti Maharaj à l'adresse [email protected].