Procédures d'examen des plaintes relatives au code de conduite

Dépôt de plainte

Toute personne qui pense qu'un membre de l'IAAPA a violé le Code de Conduite de l'IAAPA peut soumettre une plainte écrite ("Plainte") à l'IAAPA. Les plaintes doivent être soumises au siège social de l'IAAPA, en utilisant le formulaire de plainte du Code de Conduite. Une plainte doit être raisonnable et objective et doit être étayée par des faits et des documents spécifiques qui démontrent une possible violation d'une ou de plusieurs caractéristiques spécifiques du Code de Conduite. La personne qui dépose la plainte est le "plaignant" et la personne contre laquelle la plainte est alléguée est le "défendeur"

Toute plainte en bonne et due forme, soumise conformément aux instructions, sera ensuite transmise au Comité de Gouvernance de l'IAAPA pour examen.

Examen des plaintes

Le comité de gouvernance déterminera si la plainte est fondée à première vue. Si le comité estime que la plainte ne contient pas suffisamment d'informations pour lui permettre de déterminer si la plainte est fondée à première vue, il peut demander au plaignant de fournir des informations supplémentaires et/ou il peut compléter la plainte par des informations qu'il aura obtenues dans le cadre de sa propre enquête. Si la commission estime qu'une plainte est inadéquate à quelque titre que ce soit, y compris, mais sans s'y limiter, en raison d'informations inadéquates ou d'une violation alléguée du code de conduite qui serait insignifiante ou sans conséquence, la commission peut rejeter la plainte en adressant un avis écrit au plaignant. Lors de l'évaluation d'une plainte, la commission peut utiliser les ressources du personnel exécutif de l'IAAPA.

Le comité n'examinera aucune plainte considérée comme une tentative de la part d'une entreprise ou d'un individu d'obtenir un avantage concurrentiel. En outre, l'IAAPA n'autorise pas les représailles de quelque nature que ce soit à l'encontre d'individus qui se plaignent de bonne foi de violations potentielles du Code. Tout membre qui exerce des représailles à l'encontre d'un autre membre pour avoir signalé des violations connues ou suspectées du Code peut être considéré comme étant en violation du Code du fait de ces représailles.

Avant le début de l'examen, le défendeur est informé de la plainte et a la possibilité d'y répondre par écrit dans un délai de 30 jours à compter de la réception de l'avis. La commission peut également, à sa discrétion, inviter le défendeur à s'adresser à la commission au sujet de la plainte, y compris par le biais d'une conférence téléphonique. Cette conférence téléphonique sera brève et non juridique. Aucun avocat ne s'adressera à la commission au nom du défendeur, aucun mémoire juridique ne sera présenté et aucun témoin ne sera entendu. Si un défendeur ne répond pas à la notification dans le délai imparti ou refuse d'accepter la livraison des notifications de l'IAAPA malgré les efforts raisonnables de l'IAAPA, les allégations contre le défendeur dans la plainte peuvent être considérées comme des faits. Des copies de toutes les soumissions du Plaignant ou du Défendeur seront fournies à toutes les parties.

La charge de la preuve des allégations dans une plainte incombe au Plaignant, qui doit fournir des preuves claires et convaincantes qu'un membre de l'IAAPA a violé le Code de Conduite. Bien que le Comité de Gouvernance puisse rechercher des informations supplémentaires, il n'est pas du devoir du Comité de Gouvernance ou de tout autre représentant de l'IAAPA de trouver des preuves en dehors de l'affaire présentée par le Plaignant.

Le Comité de gouvernance se réunira en session exécutive pour statuer sur la plainte. Le Comité de gouvernance décidera, en se basant uniquement sur les preuves présentées, si le Défendeur a commis une violation du Code de conduite. Le comité de gouvernance prépare une décision écrite concise indiquant ses conclusions et la base de ses déterminations. Si une violation est constatée, la décision imposera également des sanctions.

Si le Comité de Gouvernance recommande que le Défendeur soit exclu de l'IAAPA, le Comité de Gouvernance doit présenter la plainte, les preuves et le raisonnement du Comité de Gouvernance en faveur de l'exclusion au Conseil d'Administration, et le Conseil d'Administration prendra la décision. L'expulsion d'un membre de l'IAAPA est décrite dans le règlement 3.02 Radiation d'un membre. Toutes les autres actions sont à la discrétion du Comité de gouvernance.

La décision finale du Comité de gouvernance (ou dans le cas de l'expulsion d'un membre, du Conseil d'administration), y compris toute sanction spécifiée, sera envoyée au défendeur et au plaignant dans les 10 jours suivant sa publication.
Sanctions
L'éventail des sanctions potentielles en cas de violation du Code de Conduite de l'IAAPA est le suivant :

Lettre de réprimande dont une copie sera placée dans le dossier du membre.
Suspension ou expulsion du sponsoring de l'IAAPA.
Suspension ou expulsion de la publicité auprès de l'IAAPA.
Suspension ou expulsion de la participation aux expositions, conférences et/ou salons de l'IAAPA.
Suspension ou exclusion de l'exposition aux expositions, conférences et/ou salons de l'IAAPA.
Suspension de l'adhésion à l'IAAPA.
Expulsion de l'adhésion à l'IAAPA pour une durée (pouvant être permanente) déterminée par le Conseil d'Administration de l'IAAPA.

Seules les sanctions décrites ci-dessus peuvent être imposées à un membre de l'IAAPA pour violation du Code de Conduite, et aucune autre sanction ne peut être ajoutée. La décision finale écrite du Comité de Gouvernance ou du Conseil d'Administration devra clairement articuler les sanctions imposées pour toute violation constatée, y compris la période de suspension ou d'expulsion spécifiée.

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