Procédures d'examen des plaintes relatives au code de conduite

Soumission d'une plainte

Toute personne qui pense qu'un membre de l'IAAPA a violé le Code de Conduite de l'IAAPA peut soumettre une plainte écrite ("Plainte") à l'IAAPA. Les plaintes doivent être soumises au siège social de l'IAAPA, en utilisant le formulaire de plainte du Code de Conduite. Une plainte doit être raisonnable et objective et doit être étayée par des faits et des documents spécifiques qui démontrent une possible violation d'une ou de plusieurs caractéristiques spécifiques du Code de Conduite. La personne qui dépose la plainte est le "plaignant" et la personne contre laquelle la plainte est alléguée est le "défendeur"

Toute plainte en bonne et due forme, soumise conformément aux instructions, sera ensuite transmise au Comité de Gouvernance de l'IAAPA pour examen.

Examen de la plainte

Le Comité de Gouvernance déterminera si la Plainte est fondée à première vue. Si le Comité détermine que la Plainte ne contient pas suffisamment d'informations pour qu'il puisse déterminer si la Plainte est fondée à première vue, le Comité peut demander au Plaignant de fournir des informations supplémentaires et/ou le Comité peut compléter la Plainte avec des informations qu'il aura obtenues au cours de sa propre enquête. Si la commission estime qu'une plainte est inadéquate à quelque titre que ce soit, y compris, mais sans s'y limiter, en raison d'informations inadéquates ou d'une violation alléguée du code de conduite qui serait insignifiante ou sans conséquence, la commission peut rejeter la plainte en adressant un avis écrit au plaignant. Lors de l'évaluation d'une plainte, la commission peut utiliser les ressources du personnel exécutif de l'IAAPA.

La commission n'examinera aucune plainte considérée comme une tentative de la part d'une entreprise ou d'un individu d'obtenir un avantage concurrentiel. En outre, l'IAAPA n'autorise pas les représailles de quelque nature que ce soit à l'encontre d'individus qui se plaignent de bonne foi de violations potentielles du Code. Tout membre qui exerce des représailles à l'encontre d'un autre membre pour avoir signalé des violations connues ou suspectées du Code peut être considéré comme étant en violation du Code du fait de ces représailles.

Avant le début de l'examen, le défendeur est informé de la plainte et a la possibilité d'y répondre par écrit dans un délai de 30 jours à compter de la réception de l'avis. La commission peut également, à sa discrétion, inviter le défendeur à s'adresser à la commission au sujet de la plainte, y compris par le biais d'une conférence téléphonique. Cette conférence téléphonique sera brève et non juridique. Aucun avocat ne s'adressera à la commission au nom du défendeur, aucun mémoire juridique ne sera présenté et aucun témoin ne sera entendu. Si un défendeur ne répond pas à la notification dans le délai imparti ou refuse d'accepter la livraison des notifications de l'IAAPA malgré les efforts raisonnables de l'IAAPA, les allégations contre le défendeur dans la plainte peuvent être considérées comme des faits. Des copies de toutes les soumissions du Plaignant ou du Défendeur seront fournies à toutes les parties.

La charge de la preuve des allégations dans une plainte incombe au Plaignant, qui doit fournir des preuves claires et convaincantes qu'un membre de l'IAAPA a violé le Code de Conduite. Bien que le Comité de Gouvernance puisse rechercher des informations supplémentaires, il n'est pas du devoir du Comité de Gouvernance ou de tout autre représentant de l'IAAPA de trouver des preuves en dehors de l'affaire présentée par le Plaignant.

Le Comité de gouvernance se réunira en session exécutive pour statuer sur la plainte. Le Comité de gouvernance décidera, en se basant uniquement sur les preuves présentées, si le Défendeur a commis une violation du Code de conduite. Le comité de gouvernance prépare une décision écrite concise indiquant ses conclusions et la base de ses déterminations. Si une violation est constatée, la décision imposera également des sanctions.

Si le Comité de Gouvernance recommande que le Défendeur soit exclu de l'IAAPA, le Comité de Gouvernance doit présenter la plainte, les preuves et le raisonnement du Comité de Gouvernance en faveur de l'exclusion au Conseil d'Administration, et le Conseil d'Administration prendra la décision. L'expulsion d'un membre de l'IAAPA est décrite dans le règlement 3.02 Radiation d'un membre. Toutes les autres actions sont à la discrétion du Comité de gouvernance.

La décision finale du Comité de gouvernance (ou dans le cas de l'expulsion d'un membre, du Conseil d'administration), y compris toute sanction spécifiée, sera envoyée au défendeur et au plaignant dans les 10 jours suivant sa publication.
Sanctions
L'éventail des sanctions potentielles en cas de violation du Code de Conduite de l'IAAPA est le suivant :

• Lettre de réprimande dont une copie sera placée dans le dossier du membre.
• Suspension ou expulsion du sponsoring de l'IAAPA.
• Suspension ou expulsion de la publicité auprès de l'IAAPA.
• Suspension ou expulsion de la participation aux expositions, conférences et/ou salons de l'IAAPA.
• Suspension ou exclusion de l'exposition aux expositions, conférences et/ou salons de l'IAAPA.
• Suspension de l'adhésion à l'IAAPA.
• Expulsion de l'adhésion à l'IAAPA pour une durée (pouvant être permanente) déterminée par le Conseil d'Administration de l'IAAPA.

Seules les sanctions décrites ci-dessus peuvent être imposées à un membre de l'IAAPA pour violation du Code de Conduite, et aucune autre sanction ne peut être ajoutée. La décision finale écrite du Comité de Gouvernance ou du Conseil d'Administration devra clairement articuler les sanctions imposées pour toute violation constatée, y compris la période de suspension ou d'expulsion spécifiée.

Recours

Le défendeur a le droit de faire appel d'une décision prise par le Comité de gouvernance ou, dans le cas d'une exclusion, par le Conseil d'administration. L'appel doit être soumis au siège social de l'IAAPA dans les 30 jours suivant la réception de la notification de la décision. L'appel doit être soumis sur le formulaire d'appel applicable, fourni par l'IAAPA, et doit inclure une déclaration expliquant pourquoi l'appel devrait être pris en considération.

Les appels seront examinés par le Conseil d'administration, sauf dans le cas d'un appel d'une décision d'expulsion d'un membre prise par le Conseil d'administration, qui convoquera un comité d'examen ad hoc et désintéressé composé de trois anciens membres du Conseil d'administration afin d'examiner l'appel.

Ni le plaignant ni le défendeur ne peuvent être présents lors d'une session d'examen des appels, et ni l'un ni l'autre ne peuvent soumettre d'informations supplémentaires à l'appui ou à l'encontre de la plainte, autres que celles qui ont été soumises lors de l'examen initial.

Lors de l'examen d'un appel, le conseil d'administration ou le comité d'appel, selon le cas, prendra une décision pour : (i) confirmer la décision initiale ; (ii) modifier la décision initiale, y compris en instituant des sanctions alternatives ; ou (iii) annuler la décision initiale et renvoyer la plainte pour un nouvel examen. Le conseil ou le comité d'appel rendra une décision écrite concise, qui sera envoyée à toutes les parties et ne pourra pas faire l'objet d'un appel.

Délibérations

Un avocat représentant l'IAAPA peut être présent et donner des conseils lors de toute délibération envisagée dans le cadre de ces procédures.

Le vote à la majorité s'applique à toutes les actions prises par le Comité de Gouvernance, le Conseil d'Administration ou un Comité d'Appel.

Aucun individu membre du Comité de Gouvernance, du Conseil d'Administration ou d'un Comité d'Appel ne participera aux délibérations ou aux décisions concernant le Code de Conduite si l'individu a une relation familiale, professionnelle ou personnelle/sociale importante, passée ou actuelle, avec le Plaignant ou le Défendeur sur la base des informations divulguées par l'un ou l'autre.

Décisions finales

Toutes les décisions finales concernant les violations du Code de Conduite seront conservées dans le dossier du membre concerné auprès de l'IAAPA pendant une période de cinq ans et pourront être examinées et prises en compte dans le cadre de toute plainte ultérieure déposée contre ce membre au cours de cette période.

Démission d'un membre

Si un membre de l'IAAPA démissionne avant qu'une décision ne soit rendue sur une Plainte déposée contre lui, le processus d'examen de la Plainte sera suspendu. Si le membre de l'IAAPA tente de réintégrer l'IAAPA à tout moment par la suite, le Comité de Gouvernance de l'IAAPA peut choisir de rouvrir et de traiter la Plainte.

NOTE: L'IAAPA n'est pas en mesure de surveiller les litiges entre membres et ne prétend pas représenter l'une ou l'autre des parties. Ce qui précède n'est pas une procédure légale. Cependant, tout document fourni à l'IAAPA peut être cité à comparaître par un tribunal.