Procedure di revisione dei reclami del Codice di condotta
Presentazione del reclamo
Chiunque ritenga che un membro IAAPA abbia violato il Codice di condotta IAAPA può presentare un reclamo scritto ("Reclamo") a IAAPA. I reclami devono essere presentati alla sede centrale di IAAPA, utilizzando il modulo di reclamo del codice di condotta. Un reclamo deve essere ragionevole e obiettivo e deve essere corroborato da fatti e documentazione specifici che dimostrino la possibile violazione di una o più caratteristiche specifiche del Codice di condotta. La persona che presenta il reclamo è il "Ricorrente" e la persona contro la quale viene presentato il reclamo è il "Convenuto".
Qualsiasi reclamo corretto, presentato in conformità con le istruzioni, deve quindi essere inoltrato al Comitato di governance IAAPA per la revisione.
Revisione del reclamo
Il Comitato per la governance determinerà se il reclamo ha fondamento. Se il comitato determina che il reclamo non contiene informazioni sufficienti per il comitato per risolvere se il reclamo ha un merito in apparenza, allora il comitato può richiedere che il denunciante fornisca ulteriori informazioni e / o il comitato può integrare il reclamo con informazioni che si sviluppa attraverso la propria indagine. Se un reclamo è ritenuto dal comitato inadeguato sotto qualsiasi aspetto, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, informazioni inadeguate o una presunta violazione banale o insignificante del Codice di condotta, il comitato può respingere il reclamo con notifica scritta al ricorrente. Nella valutazione di un reclamo, il comitato può utilizzare le risorse del personale esecutivo IAAPA.
Il comitato non prenderà in considerazione alcun reclamo ritenuto un tentativo da parte di un'azienda o di un individuo di ottenere un vantaggio competitivo. Inoltre, IAAPA non consente ritorsioni di alcun tipo contro individui per buona fede. Reclami di potenziali violazioni del Codice. Qualsiasi membro che si vendica contro un altro membro per aver segnalato violazioni note o sospette del Codice può essere considerato in violazione del Codice in virtù della ritorsione.
Prima di iniziare una revisione, al convenuto deve essere fornito un avviso del reclamo e l'opportunità di rispondere, per iscritto entro 30 giorni dal ricevimento della notifica. La commissione può anche, a sua discrezione, invitare il convenuto a rivolgersi alla commissione sul reclamo, anche tramite teleconferenza. Qualsiasi chiamata di questo tipo sarà breve e non legale, senza avvocati che si rivolgeranno alla commissione per conto del convenuto, senza memorie legali e senza testimoni. Se un convenuto non risponde alla notifica entro il tempo assegnato o rifiuta di accettare la consegna di avvisi da IAAPA nonostante i ragionevoli sforzi di IAAPA, le accuse contro il convenuto nel reclamo possono essere considerate reali. A tutte le parti devono essere fornite copie di tutte le comunicazioni del querelante o del convenuto.
L'onere di provare le accuse in un reclamo incombe al denunciante, che deve fornire prove chiare e convincenti che un membro IAAPA ha violato il Codice di condotta. Mentre il Comitato per la governance può chiedere ulteriori informazioni, non è compito del Comitato per la governance o di qualsiasi altro rappresentante dell'IAAPA trovare prove al di fuori del caso presentato dal denunciante.
Il Comitato per la Governance si riunirà in sessione esecutiva per decidere in merito al reclamo. Il Comitato per la governance decide, sulla base delle sole prove presentate, se il convenuto ha commesso una violazione del Codice di condotta. Il Comitato per la governance prepara una decisione scritta concisa in cui dichiara le sue conclusioni e la base per le sue decisioni. Se viene riscontrata una violazione, la decisione imporrà anche sanzioni.
Se il Comitato per la governance raccomanda che il rispondente sia espulso dall'appartenenza all'IAAPA, il Comitato per la governance deve presentare il reclamo, le prove e il ragionamento del Comitato per la governance per l'espulsione al Consiglio di amministrazione e il Consiglio di amministrazione prende la decisione. L'espulsione dall'iscrizione IAAPA è descritta dalla legge 3.02 Rimozione del membro. Tutte le altre azioni sono a discrezione del Comitato di governance.
La decisione finale del Comitato di governance (o in caso di espulsione, il Consiglio di amministrazione), comprese eventuali sanzioni specificate, deve essere inviata al convenuto e al denunciante entro 10 giorni dalla sua emissione.
sanzioni
La gamma di potenziali sanzioni per la violazione del codice di condotta IAAPA è la seguente:
- Lettera di rimprovero con copia da inserire nel file del membro.
- Sospensione o espulsione dalla sponsorizzazione con IAAPA.
- Sospensione o espulsione dalla pubblicità con IAAPA.
- Sospensione o espulsione dal partecipare a esposizioni, conferenze e / o fiere IAAPA.
- Sospensione o espulsione dall'esposizione a fiere, conferenze e / o fiere IAAPA.
- Sospensione dall'iscrizione IAAPA.
- Espulsione dall'appartenenza IAAPA per un periodo (fino a quello permanente) stabilito dal Consiglio di amministrazione dell'IAAPA.
Solo le sanzioni sopra descritte possono essere imposte a un membro IAAPA per aver violato il Codice di condotta e non possono essere aggiunte sanzioni aggiuntive. La decisione scritta finale del Comitato Governance o del Consiglio di Amministrazione dovrà articolare chiaramente le sanzioni imposte per qualsiasi violazione riscontrata, compreso il periodo per ogni specifica sospensione o espulsione.
Appelli
Il Resistente ha il diritto di presentare ricorso contro una decisione emessa dal Comitato per la Governance o, in caso di espulsione dei membri, dal Consiglio di Amministrazione. Un ricorso deve essere presentato alla sede centrale di IAAPA, entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione della decisione. Il ricorso deve essere presentato sul modulo di ricorso applicabile, fornito da IAAPA, e deve includere una dichiarazione che spieghi il motivo per cui il ricorso deve essere considerato.
I ricorsi devono essere rivisti dal Consiglio di amministrazione, tranne per il fatto che, nel caso di un ricorso contro una decisione di espulsione adottata dal Consiglio di amministrazione, il Consiglio convoca un gruppo di revisione ad hoc, disinteressato composto da tre ex membri del Consiglio da considerare l'appello.
Né il denunciante né il convenuto possono essere presenti a nessuna sessione di revisione dei ricorsi, né possono presentare ulteriori informazioni a sostegno o contro il reclamo, oltre a quanto presentato per la revisione iniziale.
Nell'esaminare un ricorso, il Consiglio di amministrazione o il Collegio dei ricorsi, a seconda dei casi, deciderà di: (i) confermare la decisione originale; (ii) modificare la decisione originale, anche istituendo sanzioni sostitutive; o (iii) annullare la decisione originale e inviare il reclamo per una nuova revisione. Il Consiglio o la Commissione per i ricorsi emetterà una decisione scritta e concisa, che sarà inviata a tutte le parti e non potrà essere impugnata.
deliberazioni
Un avvocato che rappresenta IAAPA può essere presente e offrire consulenza per eventuali deliberazioni contemplate nell'ambito di tali procedure.
Il voto di maggioranza si applica a tutte le azioni intraprese dal comitato di governance, dal consiglio di amministrazione o da un gruppo di ricorso.
Nessun individuo che sia membro del Comitato di governance, del Consiglio di amministrazione o di un Comitato per i ricorsi parteciperà a deliberazioni o decisioni che coinvolgono il Codice di condotta in cui l'individuo ha un passato o una relazione familiare, commerciale o personale / sociale significativa con il denunciante o il convenuto in base alle informazioni divulgate da uno dei due.
Decisioni finali
Tutte le decisioni finali relative alle violazioni del Codice di condotta devono essere conservate nel file del membro applicabile con IAAPA per un periodo di cinque anni e possono essere riviste e prese in considerazione in relazione a eventuali Reclami presentati contro tale membro durante tale periodo di tempo.
Dimissioni dei membri
Se un membro IAAPA si dimette dall'appartenenza prima che venga emessa una decisione su un reclamo contro il membro, il processo di revisione del reclamo sarà sospeso. Se il membro IAAPA dovesse tentare di rientrare in IAAPA in qualsiasi momento successivo, il Comitato per la governance IAAPA può scegliere di riaprire ed elaborare il reclamo.
NOTA: IAAPA non è in grado di monitorare le controversie dei membri e non presume di rappresentare nessuna delle parti. Quanto sopra non è un procedimento legale. Tuttavia, tutti i documenti forniti a IAAPA possono essere citati in giudizio da un tribunale.